NEW YORK, bisniswisata.co.id: Harga hotel sedang melalui periode yang sangat fluktuatif, dan masa depan tidak jelas dan inii bukan berita yang disambut baik untuk para perencana pertemuan ( MICE).

Dilansir dari Eventmanagerblog.com, Laporan Perjalanan Bisnis Global American Express baru menunjukkan bahwa tarif hotel di seluruh dunia akan meningkat lagi pada tahun 2023 berkat permintaan yang terpendam untuk pertemuan langsung.

Apa yang bisa dilakukan seorang perencana? Ada beberapa hal yang perlu diingat.

Pertama, penting untuk memahami bagaimana hotel menghitung pembagiannya (housing rate). “Hotel menggunakan harga dinamis untuk memaksimalkan pendapatan mereka. Ketika permintaan tinggi, mereka menaikkan harga. Mereka menurunkan harga saat permintaan rendah,” kata John Gallery, direktur pelaksana Great Potential, konsultan pemasaran dan manajemen.

Misalnya, Kontes Lagu Eurovision berikutnya akan diadakan di Liverpool, Inggris. Saat berita tersiar, tarif hotel meroket. Banyak yang  menulis di media sosial untuk melampiaskan frustrasi mereka.

“Mencapai hasil maksimal terlepas dari implikasi PR baik untuk merek dan tujuan tampaknya jadi menggigit tangan yang memberi mereka makan,” kata Jacqui Kavanagh, CEO Edge Venues. 

“Mengapa perencana pertemuan kembali ke tujuan atau merek yang mempermalukan mereka?” Namun, mereka akan kembali ke merek yang berkomunikasi dan berkolaborasi dengan mereka dan menghasilkan solusi yang cocok satu sama lain.

Seperti yang ditunjukkan Galeri, akan ada ironi tertentu dalam perencana yang dipengaruhi oleh tingginya permintaan yang diciptakan oleh acara mereka. 

Ketika Anda mempertimbangkan masalah eksternal yang merangsang permintaan yang lebih luas, seperti menggunakan hotel untuk menampung pengungsi Ukraina, atau pengumuman penobatan Raja Charles III pada Mei 2023, segalanya menjadi lebih dramatis.

Kuncinya adalah bahwa harga terus berubah.

Hal terakhir yang diinginkan seorang perencana adalah peserta acara yang tidak bahagia. Mereka ingin datang ke acara, tetapi tidak dengan harga berapa pun. Dan lebih buruk lagi, mereka tidak ingin para peserta bersusah payah mencari akomodasi.

“Perencana sering menegosiasikan tarif konferensi dengan hotel tersebut. Namun, ada beberapa pertimbangan di sini. Ada kewajiban yang terkait dengan menahan blok kamar di pihak hotel sehingga kewajiban dapat diimbangi melalui persyaratan pengurangan jatah,” kata Caitlyn Blizzard, wakil presiden komunikasi untuk Destinations International.

Permintaan telah menyebabkan banyak penyelenggara acara tidak dapat mengamankan blok sebesar yang sebelumnya digunakan secara historis. Ini, pada gilirannya, dapat memengaruhi peserta yang ingin mendapatkan tingkat konferensi yang baik. Dan tambahkan tantangan ini untuk memberikan pilihan pada peserta.

 “Peserta tidak akan hadir kecuali ada pilihan akomodasi yang tersedia dengan pilihan harga yang bervariasi. Perencana perlu bekerja dengan para profesional untuk mendukung ini karena tanpa alokasi, Anda memiliki risiko untuk acara Anda, ”kata Kavanagh.

Memberikan pilihan untuk peserta tanpa menaikkan tarif atau eksposur keuangan untuk perencana itu menantang.

Untuk perencana perusahaan, risiko keuangan tidak terlalu menjadi masalah. Mereka akan mengontrak perumahan untuk perkiraan jumlah staf yang akan hadir. Namun, risiko keuangan jauh lebih signifikan bagi asosiasi dan perencana lainnya. 

Mereka dapat mengontrak perumahan untuk memastikan semua delegasi memiliki kamar, tetapi hal itu kemungkinan akan menciptakan segala macam masalah, paling tidak solvabilitas keuangan bagi organisasi yang menerima tanggung jawab tersebut.

Ada kebutuhan bagi para perencana untuk meninjau kembali strategi housing rate mereka. Jika pesertai tidak dapat menemukan akomodasi, acara tersebut berisiko.

Mendorong skema awal adalah alat di gudang senjata perencana tetapi apakah itu cukup ketika peserta meninggalkan keputusan mereka sampai tepat sebelum tanggal mulai acara?

Harga sedang melalui periode yang sangat fluktuatif, dan masa depan sangat tidak jelas.

“Proses manajemen pendapatan tradisional mungkin tidak sesuai saat kita menuju ke potensi resesi pada saat yang sama dengan biaya yang lebih tinggi dalam hal pemasok dan energi, jadi ini adalah tindakan penyeimbangan yang nyata,” kata Kavanagh.

Hidup dan bekerja di dunia modern yang saling terhubung dan bergerak cepat secara global, selalu ada kebutuhan untuk meninjau dan merevisi strategi. 

Hal ini bisa menjadi saat yang tepat untuk membayangkan kembali perumahan delegasi karena siapa yang tahu di mana permintaan mendadak berikutnya yang akan berdampak pada acara Anda akan muncul.