Dengan tekanan di kedua ujung hubungan pengadaan, diperlukan keselarasan yang lebih besar antara hotel dan perencana acara. (Foto: AdobeStock/Minttita)
Hotel beralih ke AI karena perencana mencari proposal yang lebih cepat, lebih sesuai, dan lebih transparan
SINGAPURA, bisniswisata.co.id: Dalam lanskap MICE Asia Pasifik yang terus berkembang, para perencana acara menuntut proposal yang lebih responsif dan disesuaikan, serta transparansi yang lebih besar saat mencari hotel.
Pada saat yang sama, para pengelola hotel menghadapi tekanan yang semakin besar untuk memberikan respons yang tepat sasaran dan berorientasi nilai dalam tenggat waktu yang semakin ketat.
Tantangan-tantangan ini mendefinisikan hubungan hotel-perencana acara saat ini, berdasarkan sesi Cvent dan Pacific Asia Travel Association (PATA) yang berjudul ‘The Strategic Edge: Why the Hotelier–Planner Partnership is the New MICE Currency’.
Menurut Naina Vishnoi, kerja sama dan keselarasan merupakan faktor penting karena kawasan APAC mengalami peningkatan terus-menerus baik dalam volume maupun nilai permintaan proposal (RFP).
Dilansir dari meetings-conventions-asia.com,
Direktur penjualan regional senior Cvent juga mengungkapkan bahwa APAC merupakan sektor pertumbuhan terdepan secara global dengan peningkatan 9,6% dibandingkan dengan sektor lainnya – Amerika (1,2%), Australia/Oseania (2,7%), Eropa/Inggris (6,7%), dan Timur Tengah/Afrika (8,0%).
Tren ini diperkirakan akan berlanjut tahun ini dengan 76% perencana acara di APAC memperkirakan peningkatan acara tatap muka serta pertemuan di luar lokasi.
Selain itu, para perencana harus membenar- kan nilai melalui pengalaman, interaksi, dan hasil bisnis. Menghadapi tuntutan ini, para perencana mencari hotel yang responsif, transparan, dan proaktif.
Para pengelola hotel semakin memanfaatkan kecerdasan buatan (AI) untuk meningkatkan efisiensi – memberikan proposal yang lebih sesuai kebutuhan dalam waktu respons yang lebih singkat.
Dengan 68% perencana mengharapkan respons RFP dalam waktu empat hari untuk acara kecil, lebih dari 28% pemilik hotel telah mengadopsi AI untuk membuat dan mengoptimalkan RFP, menganalisis data peserta, serta membuat proposal yang disesuaikan sebelumnya yang dilengkapi dengan informasi tempat yang mudah diakses.
Memang, Noor Ahmad Hamid, CEO Pacific Asia Travel Association (PATA), mengatakan bahwa perencana di Asia lebih condong ke arah proses dan templat pencarian yang hemat biaya dan waktu.
Proposal yang transparan dan tidak umum
“Selain reputasi tempat dan hubungan yang ada, perencana acara juga menghargai transparansi daripada manipulasi, di mana permintaan peningkatan utama mencakup proposal yang lebih transparan dengan jawaban yang lebih disesuaikan,” jelasnya.
Lebih banyak yang perlu diperhatikan
Seiring dengan permintaan akan proposal transparan yang sesuai dengan kebutuhan khusus, Kritsanee Srisatin, pendiri & direktur pelaksana, Stream Events Asia menambahkan bahwa keberlanjutan telah melampaui komponen opsional.
Perencana memiliki kecenderungan yang lebih tinggi untuk memilih mitra ramah lingkungan yang mendukung komunitas lokal serta melakukan upaya signifikan untuk mengurangi limbah dan jejak karbon.
Ketidakpastian di masa depan mungkin akan terus membentuk hubungan antara perencana acara dan hotel di kawasan ini. Meskipun masih terlalu dini untuk melihat dampak jangka panjangnya, Noor Ahmad Hamid telah melihat pergeseran signifikan dalam dinamika pasar di mana para perencana acara mulai melihat ke dalam pasar regional.
“Mungkin akan ada tekanan pada harga tiket pesawat dan pemesanan hotel, serta peningkatan kemungkinan pembatalan jika situasi kekurangan bahan bakar memburuk,” tambahnya.
