JAKARTA, bisniswisata.co.id: Krisis kesehatan memiliki pengaruh yang besar pada perencanaan acara sehingga diubah menjadi bentuk-bentuk organisasi baru bersama dengan protokol kesehatan dan jarak sosial. Namun peluang baru juga muncul dalam prosesnya, seperti streaming dan rapat virtual.
Acara hibrid dan webinar adalah kenyataan yang akan tetap ada, dan sementara kita semua berharap pameran dan pertemuan tatap muka dapat segera dilanjutkan, rekomendasi kesehatan dan sanitasi harus dipertimbangkan.
Dilansir dari Tourism Review News, sebagian besar acara MICE ditujukan untuk pengayaan budaya, pertukaran sosial, dan stimulasi ekonomi; dan sebagian besar disajikan dalam bentuk pertemuan, insentif, kongres, upacara, konferensi, pameran bahkan festival.
Tidak ada satu sektor atau industri masyarakat yang tidak menggunakan acara sebagai bentuk pertumbuhan dan perkembangan, sehingga perencanaan acara adalah spesialisasi dengan bidang pekerjaan yang luas dan kemungkinan besar untuk pengembangan profesional.
Tantangan untuk Sektor MICE
Pandemi COVID-19 sebagian besar telah membentuk bagaimana acara harus direncanakan untuk sisa tahun ini dan dalam waktu dekat. Oleh karena itu, tren di bidang ini ditujukan untuk menjaga rekomendasi jaminan kesehatan yang telah ditetapkan untuk memperlambat kemajuan pandemi dan mencegah kasus baru.
Beberapa di antaranya adalah:
– Batasi jumlah peserta atau gunakan tempat yang cukup besar untuk menjamin jarak sosial: ruang terbuka memiliki prioritas serta yang memiliki ventilasi yang baik.
– Penerapan tindakan sanitasi dan kesehatan yang diperlukan: stasiun desinfektan dan dispenser pembersih tangan di berbagai titik acara.
– Pengembangan acara hybrid: peserta menikmati pengalaman tatap muka / online di mana peserta yang tidak dapat hadir secara langsung dapat melakukannya secara online. Opsi ini mengurangi jumlah orang di suatu tempat tanpa memengaruhi jumlah peserta.
– Ketergantungan pada hukum dan keputusan badan publik dan organisasi khusus.
– Fleksibilitas dalam jadwal sehingga dapat segera diprogram ulang jika terjadi perubahan di saat-saat terakhir.
Tren Kinerja Industri
Dalam beberapa bulan mendatang, sektor MICE menggambar pola yang terkait dengan pasar, teknologi, orang yang berpartisipasi, dan tujuan tempat acara diadakan.
- Permintaan akan melebihi pasokan
Pada tahun 2020, seperti tahun-tahun sebelumnya, permintaan acara terus meningkat, bahkan melebihi pasokan. Menurut pertemuan perjalanan khusus dan divisi acara Carlson Wagonlit Travel (CW Meetings & Events), permintaan acara akan meningkat antara 5 dan 10%.
Namun, perkembangan ruang untuk mengadakan acara tidak bergerak secepat permintaan, sehingga tingkat reservasi dapat meningkat antara 2,4 dan 3,7%. Menghadapi situasi ini, banyak event organizer yang melakukan penyesuaian anggaran atau sebaliknya melakukan reservasi venue sedini mungkin untuk menghindari biaya tambahan.
- Peserta masih lebih suka acara tatap muka
Kebanyakan orang telah menghabiskan begitu banyak waktu di depan layar pada tahun 2020 sehingga mereka masih lebih suka acara tatap muka. Faktanya, banyak merek menggunakan acara sebagai salah satu saluran komunikasi paling efektif dengan konsumen mereka.
Alasannya adalah bahwa rapat langsung adalah peluang besar untuk menghasilkan jaringan, bahkan menjadi aspek kedua yang diperhatikan peserta saat memilih untuk menghadiri acara, tepat setelah konten.
- Acara dengan pendekatan berkelanjutan
Tidak diragukan lagi bahwa masa depan harus berkelanjutan untuk menjamin kelangsungan hidup spesies. Oleh karena itu, acara-acara dengan pendekatan seperti itu sekarang semakin sering ditonton dan mencoba memberikan dampak positif melalui promosi ekonomi lokal dan pelestarian lingkungan.
- Tujuan memang penting dan banyak
Peserta acara baru telah berhasil menggabungkan dunia rekreasi dan bisnis ke dalam dimensi baru di mana tujuan wisata sangat penting ketika memutuskan untuk menghadiri suatu acara atau tidak.
Faktanya, menurut survei terbaru, sekitar 70% peserta mengatakan bahwa tempat acara merupakan faktor penentu ketika mengonfirmasi kehadiran mereka, sementara 30% mengatakan bahwa itu menentukan (data diambil dari Asosiasi Internasional Pameran dan Acara, IAEE ).
Untuk alasan ini, penyelenggara berfungsi sebagai agen ganda yang merencanakan acara di satu sisi dan pengalaman perjalanan peserta di sisi lain, memilih destinasi yang nyaman dan menarik serta mengelola aktivitas budaya dan kuliner untuk memperkaya pengalaman.
- Alami personalisasi
Seiring berjalannya waktu, peserta mencari personalisasi yang lebih besar. Acara besar membutuhkan jadwal yang terkelola dengan baik untuk menghindari kehilangan konten yang menarik.
Untuk mengatasi hal ini, penyelenggara acara telah membuat strategi yang berbeda, seperti desain acara yang dipersonalisasi berdasarkan pengumpulan data sebelumnya (Big Data).
Alat lain memungkinkan pengelolaan ruang besar dengan banyak pembicara, menawarkan saran kepada peserta secara real-time, dan memetakan perkembangan acara dan peserta.
