NEW YORK, bisniswisata.co.id: Saat industri pertemuan dan acara menunggu bisnis kembali ke tingkat sebelum pandemi, tidak ada yang hidup di masa lalu. Para profesional acara telah menemukan peluang baru, didukung oleh kemunculan teknologi virtual – semuanya dengan fokus yang selalu ada pada keselamatan.
Dilansir dari Skift.com, acara virtual dan pertemuan hybrid akan tetap ada, mengingat kesempatan yang mereka berikan untuk berkumpul bersama secara aman dan efektif dalam kelompok besar.
Cvent baru-baru ini menerbitkan eBook terperinci untuk membantu hotel dan tempat membangun kembali kepercayaan dan memastikan bahwa perencana dan pemasok merasa aman dan terjamin.
Di sini, kami memberikan ikhtisar tentang lima cara yang dapat disampaikan oleh pemasar hotel dan profesional perhotelan bahwa mereka mengambil langkah yang diperlukan untuk menjadikan rapat yang lebih aman sebagai prioritas utama bagi semua orang yang terlibat – mulai dari calon perencana dan peserta, hingga vendor dan staf.
- Refokuskan Pemasaran
Tidaklah cukup hanya mengikuti pedoman resmi Centers for Disease Control and Prevention (Pusat Pengendalian dan Pencegahan Penyakit Amerika Serikat) dan menerapkan protokol rapat yang lebih aman jika tidak ada yang tahu hotel atau tempat Anda mengambil tindakan ini.
Menggunakan pemasaran digital untuk mengomunikasikan tindakan yang diambil seputar kebijakan keselamatan dapat memberikan tempat Anda keunggulan kompetitif dibandingkan yang mungkin tidak menunjukkan dengan jelas bagaimana mereka berkomitmen untuk mengadakan acara yang lebih aman.
“Jika suatu tempat tidak menyampaikan kepada saya semua tugas dan komitmen keselamatan yang unik dan sangat spesifik ini, maka hal itu mungkin tidak dianggap aman,” kata Trevor Lynn, direktur senior, Pemasaran Produk untuk Cvent.
“Jika satu hotel memberi saya 50 protokol dan tindakan keselamatan… dan yang lainnya menunjukkan 10, itu merugikan.” tegasnya.
Pesan pemasaran hotel harus menyampaikan kepada perencana event bahwa semua peraturan COVID -19 saat ini dipatuhi. Selain itu, harus mencakup perincian tentang tindakan spesifik yang diambil untuk membuat acara aman, seperti kebijakan jarak dan pemakaisn masker, layanan tanpa sentuhan yang ditawarkan, dan kebersihan ruangan.
Tempat dapat menutupi kebijakan keselamatan mereka dalam posting blog, pemasaran email, atau bahkan mengembangkan situs mikro untuk berbagi testimonial dari para profesional acara dan tamu yang puas tentang pengalaman mereka.
Berbagi foto acara hybrid yang sukses di media sosial juga bisa menjadi cara yang ampuh untuk menunjukkan bahwa hotel atau tempat Anda menganggap serius keselamatan.
- Konfigurasi Ruang Acara
Meskipun tata letak ruang acara selalu penting, mengetahui apakah suatu tempat dapat menampung kelompok dengan banyak ruang hingga jarak sosial sekarang menjadi pertimbangan utama bagi perencana acara.
Tempat adalah ahli di ruang mereka sendiri dan paling tahu cara mengkonfigurasi ulang jika perlu, sementara pemasok dapat membantu mengoptimalkan tata letak dengan sukses untuk acara yang aman.
Alat online dapat meningkatkan kepercayaan diri jika kunjungan langsung tidak memungkinkan. Menurut Survei Sentimen Perencana Kuartal 1 Cvent 2021, 60 % perencana akan mempertimbangkan untuk memesan tempat acara hibrida meskipun mereka hanya dapat melihat ruang secara online.
Pembuatan diagram waktu nyata dapat membantu perencana merasa yakin bahwa suatu acara memenuhi peraturan keselamatan dan pengaturan jarak. Visual 3D foto-realistis membantu menggambarkan bagaimana segala sesuatunya diberi jarak dan penyesuaian apa yang perlu dilakukan.
Alat khusus, seperti perangkat lunak Pembuatan Diagram Peristiwa Cvent, dapat efektif dalam membuat visual dan tiruan semacam itu. “Beberapa di antaranya adalah optik dari keharusan untuk mengetahui ke mana stasiun pembersih tangan akan pergi, dan rambu-rambunya,” kata Paulina Giusti, manajer senior, Meeting and Events for Cvent.
“Tapi yang terpenting, saya suka memanfaatkan teknologi 3D untuk melihat ruang sebelum saya sampai di sana, karena itu menginformasikan begitu banyak tentang kunjungan situs saya.”
- Merangkap Acara Tekhnologi & Hibrida
“Kami tahu kami ingin menjadi hybrid karena kami harus dapat terhubung dengan konstituen kami dan dapat bergerak maju,” kata Melinda Burdette, direktur acara untuk Meeting Professionals International (MPI).
“Kami berani dalam komitmen kami untuk bergerak maju dengan acara digital secara langsung dan sepenuhnya langsung.”
Acara hybrid telah diadopsi secara massal selama setahun terakhir untuk mengakomodasi preferensi keselamatan peserta dan perencana. Namun, acara hybrid yang sukses membutuhkan infrastruktur dan teknologi yang tepat untuk memastikan semuanya berjalan lancar.
Setahun yang lalu, kecepatan internet dan pembatasan bandwidth mungkin bukan kompetensi inti bagi para perencana. Saat ini, para profesional acara telah dipaksa untuk memanfaatkan teknologi secara lebih luas dan mereka mengharapkan hal yang sama dari tempat acara.
Tempat harus memastikan bahwa mereka mampu memenuhi kebutuhan virtual profesional acara seperti kemampuan AV, dukungan teknis, dan bandwidth internet yang memadai. Teknologi sekarang sama pentingnya dengan standar keamanan tempat, dan juga harus seragam.
- Pikirkan Ulang Soal F & B
Hidangan prasmanan yang mewah belum tentu ketinggalan zaman, tetapi standar telah berubah selama setahun terakhir karena keamanan menjadi yang terpenting.
Untuk saat ini, praktik terbaik memerlukan penempatan stasiun layanan komunal di bagian belakang dan memunculkan ide makanan dan minuman baru.
Alternatif dapat mencakup menggunakan menu digital, menyajikan makanan yang dibungkus secara individual seperti makan siang dalam kantong atau kotak bento.
Pastikan meja dan tamu diberi jarak yang cukup, dengan tempat duduk di luar ruangan menjadi nilai tambah. Beberapa perencana juga menggunakan restoran milik tuan rumah untuk mencari makanan dan minuman minimum di suatu tempat.
“Kami menjadi sangat kreatif, dan saya pikir kebanyakan orang ada di lingkungan ini,” kata Kathy Masterson, Direktur penjualan di Hard Rock Hotel Daytona Beach.
Sesuatu yang sederhana seperti sarapan kontinental: Biasanya, ada pajangan buah dan muffin dan danishes dan semua hal ini ditinggalkan dengan penjepit untuk menyajikannya. “Kami sebenarnya masing-masing mengemas barang-barang itu sekarang ke dalam wadah plastik. ” tambahnya.
- Tingkatkan DMO atau CVB Anda
Biro konvensi dan pengunjung (CVB) dan organisasi pemasaran tujuan (DMO) mempromosikan perjalanan bisnis dan rekreasi di wilayah mereka sendiri, yang dapat membantu menarik acara dan orang-orang ke hotel atau tempat Anda.
“CVB seperti milik kami harus difokuskan untuk memperkenalkan kembali orang-orang pada banyak hal hebat tentang area tersebut, dan bekerja untuk menghidupkan kembali acara,” kata Andrea Timbes, Administrator CRM dan Cvent Community Advocate di Visit Fort Worth.
Memperkuat hubungan dengan organisasi-organisasi ini dapat menjadi kunci untuk membangun kembali bisnis grup. Mereka dapat menghubungkan perencana dengan orang yang tepat di hotel dan venue.
Mereka dapat membantu menciptakan kunjungan yang lebih aman ke tempat Anda – dari bandara, ke lobi, hingga acara. Mereka juga bisa menjadi sumber informasi terkini yang baik tentang peraturan Covid-19 yang terus berubah.
Langkah Untuk Rapat & Acara Aman
Komunikasikan protokol keamanan hotel atau tempat Anda di mana pun Anda mempromosikan hotel – terutama di saluran sumber perencana. Memanfaatkan diagram ruang acara untuk mengakomodasi pertemuan yang lebih aman dan konfigurasi jarak sosial.
Bangun kemitraan berdasarkan kolaborasi, fleksibilitas, dan keahlian dalam hal ruang, teknologi, dan keramahan. Ciptakan pilihan makanan dan minuman yang mengutamakan keamanan di properti Anda.
Jika Anda memiliki restoran di tempat, pertimbangkan voucher untuk minimum F&B. Selain itu manfaatkan CVB dan DMO untuk memberikan panduan ahli dan menyelaraskan pesan untuk mendorong bisnis grup ke wilayah tersebut.