Penyelenggara event  tidak dapat kendalikan acara dunia, tetapi mereka dapat meredakan kekhawatiran dan memberikan keuntungan bagi peserta. ( Foto: Adobe Stock/Senja)

Penyelenggara acara harus bekerja cerdas untuk menarik peserta internasional di masa yang penuh ketidakpastian.

SINGAPURA,bisniswisata.co.id:Penyelenggara acara internasional menghadapi tantangan baru di tengah kekhawatiran geopolitik dan perubahan kondisi masuk yang tidak terduga seperti di AS.

Para ahli mengatakan tidak ada pendekatan yang cocok untuk semua orang dalam menarik peserta internasional di masa yang tidak menentu ini seperti dilansir dari www. meetings-conventions-asia.com

Setiap pasar menghadapi realitas yang berbeda, baik itu akses visa, kekhawatiran geopolitik, atau kepercayaan diri dalam bepergian, sehingga penjangkauan yang disesuaikan sangatlah penting.

Mendukung acara-acara besar

Menyelaraskan konferensi dengan acara budaya atau olahraga bergengsi dapat mendorong perjalanan. Natalie Crampton, direktur TEC yang berbasis di Dubai, mengatakan bahwa periode Oktober hingga Desember di UEA dipenuhi dengan konser dan acara olahraga, dengan banyak klien menjadwalkan acara mereka di sekitar Grand Prix F1 Abu Dhabi dan Dubai 7s.

“Kami akan mengadakan konferensi pada bulan November di mana kami akan mengadakan seminar tiga hari yang diakhiri dengan akhir pekan di Abu Dhabi F1 hospitality. Kami telah mendengar tanggapan dari para peserta mengenai hal ini dan mereka sangat antusias untuk menjadi bagian dari program ini,” ujarnya.

Serupa dengan itu, Sanjay Seth, SVP dan direktur pelaksana APAC di BCD M&E mengamati bahwa penyelenggara acara sering merencanakan acara sebelum atau sesudah balapan Grand Prix F1 Singapura sebagai faktor penarik.

Menempatkan Kekhawatiran dalam Perspektif

Kekhawatiran seputar keselamatan perjalanan wajar saja, tetapi perspektif adalah kuncinya. Crampton dari TEC mengatakan Israel/Gaza mungkin terasa ‘dekat’ dengan Dubai, namun London secara geografis lebih dekat dengan Ukraina.

“Membantu para delegasi memahami jarak ini membangun rasa aman,” ujarnya. “Kami juga menyoroti betapa amannya UEA dan mendukungnya dengan statistik yang tersedia dari dewan pariwisata dan kepolisian.”

Pendekatan yang terarah

Seth menyampaikan bahwa karena agensi beroperasi di 14 pasar, dan di beberapa kota di beberapa pasar ini, terdapat fleksibilitas dalam pilihan, dengan beragam tempat dan destinasi untuk dipilih.

Penyelenggara acara harus mempertimbangkan pengalaman yang ingin mereka ciptakan dan apa yang dapat ditawarkan oleh berbagai wilayah/kota.

“Pahami sifat acara dan demografi peserta,” ujarnya. “Apakah kita sedang mempertim- bangkan program insentif? Pertemuan perusahaan? Konferensi besar? Retret perusahaan? “

Pada saat yang sama, apa yang mungkin dianggap sebagai destinasi ideal dapat mengalami peristiwa negatif – mulai dari fenomena alam hingga pergolakan akibat ulah manusia yang secara otomatis menjatuhkannya dari daftar ini,” ungkapnya.

Pertimbangkan realitas visa

Crampton dari TEC menambahkan bahwa ketersediaan janji temu visa (Schengen adalah contoh utama) merupakan hambatan nyata bagi agensi saat ini bagi peserta yang pergi dari Timur Tengah/Asia ke Eropa.

“Kami telah mendiskon destinasi-destinasi dalam 18 bulan terakhir berdasarkan kesulitan dan kesulitan dalam mendapatkan visa Schengen dan memilih lokasi-lokasi yang jauh lebih mudah dijangkau seperti Thailand, Singapura, Vietnam, India, dan Malaysia,” lanjutnya.