Foto :Lighthouse

Bagian Pertama 

FURAFERI MALDIVE, bisniswisata.co.id ; Perangkat lunak hotel dirancang untuk menyederhanakan pekerjaan sehari-hari, membantu Anda bersaing lebih baik, dan mengurangi tugas manual. Namun, banyak pemilik hotel independen merasa kewalahan, frustrasi, atau kecewa setelah implementasi.

Dalam kebanyakan kasus, masalahnya bukan pada perangkat lunak itu sendiri. Masalahnya terletak pada cara pengaturannya, bagaimana berbagai alat berinteraksi, dan berapa banyak pekerjaan manual yang masih terjadi di balik layar.

Dilansir dari mylighthouse.com,Kebiasaan kecil seperti menimpa harga, melewatkan langkah pengaturan, atau memeriksa sistem yang salah dapat secara diam-diam membatalkan otomatisasi dan menyebabkan hilangnya pendapatan.
Kabar baiknya? Kesalahan-kesalahan ini umum terjadi, dapat dipahami, dan dapat diperbaiki.

Poin penting:

Hentikan penempatan manual terhadap keputusan penetapan harga dan inventaris otomatis. Penempatan pengguna yang sering mengirimkan sinyal membingungkan ke sistem otomatis Anda yang kemudian mempengaruhi kemampuan sistem untuk memberikan rekomendasi yang tepat di masa mendatang.

Pastikan pengaturan sudah benar sejak hari pertama: lengkapi pengaturan Anda, tentukan tipe kamar dan paket harga secara konsisten, dan perbarui konfigurasi dari waktu ke waktu.

Pastikan sistem Anda benar-benar saling berkomunikasi: integrasi yang lemah menciptakan pekerjaan manual, kesalahan, kelebihan pemesanan, dan kehilangan pendapatan.

Perlakukan distribusi sebagai strategi berkelanjutan, bukan “atur dan lupakan”: kelola LOS dan pembatasan, lindungi kesamaan harga, dan fokus pada saluran yang menghasilkan pemesanan yang menguntungkan.

Gunakan perangkat lunak Anda sebagai alat kinerja, bukan dokumen digital: tinjau laporan dan KPI, tindak lanjuti umpan balik tamu, terus pelajari fitur baru, dan pikirkan jangka panjang alih-alih menolak perubahan.

Kesalahan 2: Pengaturan dan konfigurasi awal yang buruk. Ini mungkin sering tampak seperti kelalaian kecil atau pengaturan yang tidak penting, tetapi pengaturan dan konfigurasi awal Anda sangat penting untuk seberapa baik sistem Anda bekerja dan seberapa akurat rekomendasinya. Setelah pengaturan Anda siap, Anda akan mendapatkan hasil maksimal dari sistem Anda.

Pengaturan yang tidak lengkap

Selama proses adopsi perangkat lunak hotel baru Anda, penting untuk memeriksa apakah semua pengaturan Anda telah disesuaikan dan dipersonalisasi sesuai dengan kebutuhan properti Anda.

Misalnya, jika Anda tidak mengisi tarif minimum, tarif maksimum, atau bobot pesaing Anda (yaitu seberapa penting harga mereka), Anda akan mendapatkan rekomendasi harga yang tidak akurat.

Tentu saja, selama proses onboarding, Anda akan mengatur hal-hal dasar dengan spesialis Anda. Tetapi setelah itu, Anda juga perlu menambahkan, mempersonalisasi, dan memperbaharui selama bertahun-tahun.

Jenis kamar dan paket tarif yang salah konfigurasi atau tidak konsisten

Salah satu fondasi dari seluruh sistem teknologi Anda adalah jenis kamar dan paket tarif. Jika hal-hal tersebut tidak didefinisikan dengan jelas dan konsisten, logika sistem Anda akan rusak.

Kesalahan konfigurasi tipe kamar dan paket harga dapat menyebabkan banyak kebingungan dalam pembaruan, rekomendasi, dan sinkronisasi Anda.

Jika hal-hal tersebut tidak dipetakan dengan benar, atau tidak memiliki penamaan dan konfigurasi yang konsisten, pembaruan harga dan logika ketersediaan Anda akan mengalami malfungsi.

Sistem Anda tidak akan dapat melakukan otomatisasi secara efisien dan akurat jika nama kamar, kode harga, atau kebijakan berbeda antar sistem Anda.

Ini bukan hanya masalah bagi perangkat lunak dan staf Anda. Kebijakan yang sudah usang, konvensi penamaan yang berbeda, dan aturan harga pada saluran pemesanan membingungkan tamu Anda.

Kesalahan 3: Sistem yang terfragmentasi dan integrasi yang lemah.Sebagai pengelola hotel independen, Anda akan membutuhkan berbagai alat untuk berbagai pekerjaan.

Bahkan tumpukan teknologi paling dasar pun terdiri dari beberapa alat yang harus bekerja sama dengan lancar. Sistem Anda perlu berkomunikasi secara efektif satu sama lain agar dapat bekerja secara efisien dan benar-benar menghemat waktu Anda.

Alat yang terputus atau disalahgunakan menciptakan pekerjaan manual dan kesalahan

Kesalahan umum yang sering dilakukan adalah tidak memanfaatkan sistem Anda sepenuhnya, dan malah menangani tugas-tugas yang seharusnya dapat diotomatisasi secara manual.

Sayangnya, koneksi ini tidak selalu begitu jelas. Hal ini menciptakan titik buta, pekerjaan manual, dan kesalahan. Bayangkan saja:

Ketika ketersediaan Anda tidak langsung diperbarui ke saluran pemesanan Anda, Anda akan mendapatkan pemesanan ganda.

Ketika pemesanan Anda melalui mesin pemesanan tidak masuk ke PMS Anda, Anda akan mengalami masalah ketersediaan.

Ketika harga Anda tidak disinkronkan secara otomatis ke saluran pemesanan Anda, Anda akan menjual kamar dengan harga di bawah nilai sebenarnya.

Ada begitu banyak kesalahan yang menunggu untuk terjadi ketika teknologi Anda tidak terhubung dengan benar. Dan Anda harus memperbaikinya secara manual.

Aspek lain yang menghabiskan banyak waktu para pengelola hotel adalah tidak menggunakan semua fitur yang ditawarkan perangkat lunak Anda.

Contoh umum adalah menggunakan PMS Anda lebih sebagai perencana atau kalender daripada memanfaatkan otomatisasi yang dimilikinya.

Sebagian besar sistem PMS juga memiliki pelaporan otomatis, komunikasi tamu otomatis, pemrosesan pembayaran otomatis, dll. Bayangkan berapa banyak waktu tambahan yang dapat dihemat oleh fitur-fitur ini.

Hal ini tidak hanya berlaku untuk sistem PMS, tetapi untuk setiap alat dalam tumpukan teknologi Anda. Memahami kemampuan perangkat lunak Anda adalah awal dari manajemen hotel yang lebih efisien.

Selain mengetahui kemampuan perangkat lunak Anda, Anda juga perlu mengetahui di mana mengelola semuanya. Apakah Anda mengubah harga, ketersediaan, dan batasan di perangkat lunak yang tepat? Apakah Anda menambahkan reservasi langsung melalui sistem yang tepat? Jika Anda tidak yakin sistem mana yang melakukan apa, Anda akan melakukan perubahan di tempat yang salah dan akhirnya menyebabkan kesalahan.

Pada akhirnya, semua ini menyebabkan perbaikan manual tambahan alih-alih menghemat waktu Anda.

Mengabaikan integrasi

Saluran pemesanan Anda adalah fondasi strategi distribusi Anda. Jika Anda mengadopsi suatu perangkat lunak dan kemudian menemukan bahwa Anda tidak dapat menambahkan semua perangkat lunak yang terdaftar… Anda hanya akan menambah pekerjaan manual untuk diri sendiri.

Penting untuk memeriksa kemungkinan integrasi saat memilih sistem manajemen hotel utama yang baru. Tidak hanya dengan OTA, tetapi juga penyedia pembayaran, perangkat lunak akuntansi, alat penetapan harga dinamis, sistem kunci.

Memiliki kemungkinan untuk langsung (atau nanti) berintegrasi dengan sistem yang sudah Anda kenal akan sangat membantu Anda dalam mempelajari cara bekerja dengan sistem baru.

Kesalahan 4: Kurang memanfaatkan distribusi dan manajemen saluran.
Menghubungkan ke OTA yang Anda daftarkan hanyalah langkah pertama dari manajemen saluran.

Banyak hotel independen tidak menyadari bahwa dibutuhkan lebih dari itu untuk menciptakan strategi distribusi yang efektif. Terlihat secara online tidak sama dengan distribusi yang dikelola dengan baik.

Manajemen saluran “atur dan lupakan”

Pendekatan “atur dan lupakan” berarti pembatasan tidak disesuaikan, aturan lama menginap (LOS) tidak digunakan, dan ketersediaan tidak selaras dengan permintaan. Pada akhirnya, Anda hanya akan kehilangan pendapatan dan membayar komisi yang lebih tinggi kepada saluran pihak ketiga.

Agar distribusi Anda berjalan dengan baik, Anda memerlukan sistem yang menerapkan pembatasan lama menginap pada tarif yang tepat, memungkinkan pembukaan atau penutupan saluran tertentu dengan mudah, atau menyesuaikan pembatasan. Dengan cara ini, Anda akan meningkatkan pemesanan dari saluran berbiaya lebih rendah dan menghindari komisi yang mahal.

Kesalahan umum lainnya dalam manajemen saluran adalah tidak menghormati paritas harga di saluran pemesanan Anda. Jika harga dan kebijakan Anda tidak konsisten di seluruh saluran, daftar Anda akan tergeser oleh platform dan tamu akan melihat perbedaan harga yang besar.

Bagi para pengelola hotel di Eropa, ini sedikit berbeda. Di sana, praktik umum adalah menambahkan markup pada daftar OTA, sehingga paritas harga Anda berperilaku berbeda.

Secara umum, selama semua platform pemesanan pihak ketiga Anda memiliki harga atau markup yang sama, paritas harga Anda akan baik-baik saja meskipun saluran pemesanan langsung Anda memiliki harga yang lebih rendah.

Menambahkan sebanyak mungkin saluran

Mungkin tampak logis untuk menambahkan lebih banyak saluran agar Anda mendapatkan lebih banyak pemesanan, bukan? Tetapi pada akhirnya, Anda hanya akan menambah pekerjaan dan kehilangan pendapatan karena komisi yang tinggi hanya dari beberapa pemesanan.

Alih-alih terus menambah saluran pemesanan, lebih bijaksana untuk secara teratur meninjau saluran pemesanan Anda untuk melihat mana yang efektif dan mana yang hanya menghabiskan biaya.

Saluran yang berkinerja terbaik harus menjadi dasar dari bauran saluran Anda. Saluran tersebut akan menunjukkan jenis wisatawan yang Anda tarik, jenis kamar mana yang populer, dan banyak lagi yang dapat menjadi dasar strategi Anda.

Dengan semua informasi tersebut, Anda akan tahu jenis OTA mana yang perlu dihubungkan dan tetap memiliki gambaran yang jelas tentang dari mana pemesanan Anda berasal.

Saluran yang berkinerja terbaik tersebut juga harus menjadi cetak biru tentang apa yang perlu ditambahkan ke daftar properti Anda. Konten yang tidak konsisten di berbagai OTA akan menimbulkan kebingungan dan meningkatkan pertanyaan di meja resepsionis.

Keuntungan lainnya adalah, ketika Anda mengisi semua kolom yang tersedia di ekstranet OTA, daftar properti Anda akan mendapatkan peringkat yang lebih tinggi.