JAKARTA, bisniswisata.co.id: pEventMB menjadi tuan rumah KTT Tren Acara 2022. Apa yang diprediksi oleh penelitian industri lainnya untuk tahun mendatang? Untuk membagikan sorotan teratas, kami meninjau tiga laporan vendor dan satu artikel asosiasi.

Dilansir dari Eventmanagerblog.com, minggu lalu, Dr Anthony Fauci mencatat bahwa pandemi COVID -19 terasa seperti sudah berlangsung selamanya meski hal itu tidak seharusnya berlangsung selama ini,katanya.

“Menangkap apa yang banyak dari kita rasakan, terutama ketika kita berjuang untuk merencanakan masa depan yang tampaknya sama sekali tidak dapat diprediks,” kata Dr Anthony Fauci.

Dalam konteks ini, perencanaan acara menjadi sangat menantang. Kebutuhan untuk mengubah acara tatap muka pada menit terakhir, seperti yang kita lihat dengan pergeseran baru-baru ini dan tiba-tiba acara tatap muka IBC menjadi virtual, telah menjadi persyaratan penting untuk perencanaan.

Selama satu setengah bulan terakhir, beberapa laporan telah keluar menganalisis tren saat ini dan yang akan datang dalam industri perencanaan acara. 

Sementara fleksibilitas dan tanggung jawab tugas perawatan dalam menghadapi peraturan pemerintah yang terus berubah terus menjadi tren utama yang mengubah bentuk industri.

Beberapa faktor kunci lainnya telah diidentifikasi dalam laporan yang telah kami ulas untuk memberi Anda beberapa wawasan . Ini termasuk:

1. Perkiraan Pertemuan dan Acara Global 2022 oleh AMEX
2. Rain and Shine: Acara di tahun 2022 oleh The Vendry
3. Keadaan Acara Virtual 2022 oleh Kaltura
4. 5 Tren untuk Ditonton di 2022 oleh UFI

Berikut adalah enam tren utama yang muncul dari penelitian tersebut.

1.Penekanan Baru pada Nilai Peserta dan Staf Akan Mendorong CSR

Sementara pada akhirnya klien dapat mengarahkan agenda ketika merencanakan sebuah acara, pengalaman peserta adalah apa yang menandai keberhasilan (dan kegagalannya). 

Seperti yang dicatat oleh tiga laporan, banyak profesional acara dan pertemuan semakin berkomitmen pada nilai-nilai seperti keberlanjutan, keragaman, kesetaraan, dan inklusi, bekerja dengan vendor etis, dan memasukkan aksesibilitas dan dukungan kesehatan mental ke dalam desain acara. 

Seperti yang dicatat oleh laporan AMEX, memenuhi kebutuhan ini membutuhkan “fokus yang lebih dalam pada kebutuhan individu peserta, perhatian, kesehatan, peningkatan penggunaan teknologi, dan fokus yang lebih besar pada desain konten.”

Mengutip “narasi kepegawaian baru” sebagai salah satu dari lima tren teratasnya, posting UFI menyarankan bahwa nilai-nilai ini juga akan membantu mendorong retensi karyawan dalam industri acara:

“Untuk generasi yang didorong oleh pencarian tujuan, mencari makna dalam pekerjaan mereka, ingin terlibat – kami dapat menawarkan kepada mereka apa yang tidak dapat dilakukan sektor lain: Berada di sana di mana masa depan terbentuk, dan menjadi anggota masyarakat yang mewujudkannya.” kata Kai Hattendorf, CEO, UFI

2.Tugas Kepedulian terhadap Kesehatan dan Keselamatan Pandemi

Peluncuran vaksin mungkin mengubah permainan, tetapi kesehatan dan keselamatan terus menjadi prioritas utama.

Memastikan kesehatan dan keselamatan di acara tatap muka selama pandemi membutuhkan banyak perhatian terhadap detail, transparansi dan komunikasi terbuka dengan peserta, dan kepatuhan terhadap peraturan kesehatan yang terus berubah seiring pandemi yang bermutasi. 

Vendry menyatakan bahwa “62% responden kami menemukan bahwa kesehatan dan keselamatan adalah pertimbangan utama yang mempengaruhi tingkat kenyamanan mereka merencanakan acara langsung.

Survei AMEX juga menemukan bahwa 58 persen responden survei memilih “kepercayaan pada komponen tugas perawatan untuk kesehatan dan keselamatan peserta” sebagai salah satu faktor terpenting yang memengaruhi keputusan mereka untuk kembali ke acara tatap muka. 

Selanjutnya 55 persen memilih “fleksibilitas pemasok untuk beradaptasi dengan kebutuhan pertemuan dan acara pelanggan”, yang mungkin sebagian mencerminkan kebutuhan akan kebijakan pengurangan dan pembatalan yang fleksibel — tetapi juga dapat mencerminkan fleksibilitas dalam mengakomodasi kebijakan kesehatan seperti mandat vaksin untuk staf.

Pada akhirnya, kebijakan pembatalan dan pengurangan yang fleksibel juga membantu memenuhi kebutuhan kesehatan dan keselamatan dengan memungkinkan acara merespon secara memadai terhadap lonjakan tak terduga dalam kasus Covid.

Hotel, spesialis tiket pesawat grup, dan vendor makanan dan minuman telah menanggapi meningkatnya kebutuhan akan fleksibilitas dengan menyediakan:

1. Kebijakan pembatalan fleksibel;
2. Kemampuan beradaptasi untuk mengubah kemungkinan kehadiran;
3. Cakupan untuk kebutuhan menyediakan penerbangan darurat keluar dari suatu lokasi jika kondisi kesehatan dan keselamatan memburuk selama suatu peristiwa.

3  Keberlanjutan

Baik perkiraan UFI dan laporan AMEX mencatat penekanan yang semakin besar pada keberlanjutan di industri, tetapi proyek ini masih banyak pekerjaan yang sedang berjalan.

Selama COP26, beberapa organisasi acara dan bisnis terkait acara menandatangani janji Net Zero Carbon Events, berkomitmen pada jejak karbon nol bersih untuk acara pada tahun 2050. 

Dengan meningkatnya kesadaran akan keadaan ekosistem bumi yang sangat genting dalam menghadapi perubahan iklim, semakin banyak bisnis dan karyawan mereka memasukkan tujuan jejak karbon ke dalam kebijakan acara mereka.

Kai Hattendorf, CEO UFI, menunjuk pada pekerjaan advokasi yang masih perlu dilakukan: “Kami tidak memulai ‘perlombaan ke nol’ ini dari nol, dan kami memiliki alasan kuat untuk dibuat sebagai industri yang setiap pameran yang kami lakukan berorganisasi membantu mengurangi emisi karbon.”

Ada beberapa cara yang dapat dilakukan oleh perencana acara untuk menjaga agar acara tetap sejalan dengan nilai-nilai keberlanjutan perusahaan, meskipun ada juga tantangan yang signifikan.

Cukup mudah untuk melupakan tas barang curian, tetapi mencari makanan dan minuman yang diproduksi secara lokal bisa jadi sulit jika Anda tidak mengetahui lokasinya. 

Di tahun-tahun mendatang, akan ada peningkatan kebutuhan akan sumber daya industri untuk membantu mengisi kesenjangan pengetahuan ini.

Laporan AMEX mencatat bahwa program sertifikasi hijau untuk hotel, seperti Green Key Global, dapat membantu memandu pemilihan tempat. Namun, sistem dan aturan untuk memantau komitmen ini belum distandarisasi dalam konteks global.

Selain itu, menghitung jejak karbon untuk suatu peristiwa guna memastikan bahwa peristiwa tersebut dipetakan ke tujuan keberlanjutan klien dapat berarti melacak informasi yang belum tentu tersedia. 

Meskipun mungkin berarti kerja ekstra, upaya ini kemungkinan akan berkontribusi pada rasa koneksi dan kepuasan yang akan dialami peserta di acara tersebut. 

Memperhatikan tren ini pada tahap perencanaan awal suatu acara akan membantu — seperti halnya berbagi catatan dengan para profesional acara lain yang memiliki informasi lokal atau regional tentang mitra vendor yang berkelanjutan.

4.DEI, Aksesibilitas, Sumber Etis, dan Perencanaan yang Disengaja

Selain itu, laporan AMEX menemukan bahwa keragaman, kesetaraan, dan inklusi (DEI) muncul sebagai bagian dari “perencanaan dasar” di balik desain acara. Kebijakan menjadi lebih terperinci dan lebih luas.

Perubahan budaya menuju kesetaraan dan aksesibilitas yang lebih besar tampaknya akan tetap ada — beberapa penelitian kini menemukan bahwa tidak hanya nilai-nilai bisnis yang etis dan pengejaran tanggung jawab sosial perusahaan (CSR) secara aktif mengarah pada retensi dan produktivitas karyawan yang lebih baik, tetapi ini juga seringkali lebih menguntungkan. 

Seperti yang dinyatakan Forbes, “Perilaku bisnis yang etis berkorelasi dengan pengembalian finansial yang lebih tinggi.”

Keanekaragaman, Ekuitas dan Inklusi.

Inisiatif dan kebijakan keragaman, ekuitas, dan inklusi (DEI) semakin menjadi praktik standar bagi banyak perusahaan. Ada beberapa cara yang dapat dimasukkan ke dalam perencanaan. 

Secara aktif mencari pemasok yang mayoritas dimiliki dan dioperasikan oleh anggota kelompok yang kurang terwakili adalah salah satu cara untuk memanfaatkan kesempatan tersebut.

Lain adalah memastikan bahwa budaya acara mencerminkan nilai-nilai ini. Ini berarti memberikan perhatian yang lebih besar pada spektrum penuh kebutuhan yang mungkin dihadirkan oleh kelompok peserta yang lebih beragam, seperti layanan aksesibilitas dan topik presentasi serta pembicara yang lebih luas.

Pada tingkat pembicara dan acara pemrograman, ini dapat berupa memastikan bahwa demografi pembicara unggulan memetakan ke demografi audiens — dengan memastikan bahwa orang-orang dari berbagai latar belakang, pengalaman gender, dan kemampuan mengambil panggung.

Aksesibilitas dan kesehatan

Selain itu, akses ke partisipasi penuh bagi penyandang disabilitas menjadi standar industri — misalnya, tempat harus dapat mengakomodasi siapa pun dengan hambatan mobilitas dan, bila perlu, interpretasi siaran ASL harus disediakan. 

Cara yang baik untuk mencapai aksesibilitas luas adalah dengan meminta peserta untuk mengidentifikasi kebutuhan aksesibilitas yang mungkin mereka miliki saat mendaftar.

Aksesibilitas adalah nilai yang juga berlaku untuk kebutuhan kesehatan mental, dan ini adalah tren lain yang muncul dalam perencanaan. Perhatian dan kesehatan dimasukkan ke dalam jadwal acara.

Dengan perencanaan yang cerminkan kebutuhan bahwa banyak peserta harus meluangkan waktu untuk menyerap apa yang telah mereka pelajari, mendapatkan istirahat yang mereka butuhkan tanpa FOMO, dan dalam beberapa kasus, hanya untuk menjauh dari merasa kewalahan oleh kerumunan.

Kecenderungan umum, kemudian, adalah untuk mempertimbangkan peserta sebagai individu dan menyambut mereka untuk menjaga diri mereka sendiri saat mereka memberikan waktu mereka untuk acara tersebut. 

Berkumpul untuk suatu tujuan dapat menjadi pengalaman perawatan diri sendiri, jika direncanakan dengan sengaja — dan The Vendry memperkirakan bahwa di masa depan para perencana akan “lmemprioritaskan kesehatan mental baik dalam konteks dan desain, karena acara bukan hanya keharusan bisnis , tapi juga kesehatan mental.”

5 Pengembalian Investasi (ROI) dan Menggunakan Data untuk Mengukur Keberhasilan Acara

Acara adalah urusan anggaran yang besar, dan perencana acara mulai menghadapi harapan bahwa mereka akan bekerja dengan klien untuk menilai ROI (pengembalian investasi) yang mereka bawa.

Sementara metrik tradisional seperti kehadiran atau perolehan prospek terus menjadi penanda penting, alat lain seperti survei dan metrik keterlibatan dapat mengukur KPI (indikator kinerja utama) yang lebih kompleks dan tidak langsung. 

Seperti yang dicatat oleh studi AMEX, “ROI tidak selalu harus dikorelasikan dengan nilai dolar” — jika, misalnya, acaranya adalah sesi pelatihan, ROI dapat dinilai dengan skor kuis atau survei karyawan setelah pelatihan selesai. lengkap.

Karena perencana acara semakin menggabungkan penggunaan aplikasi yang dibuat khusus dan teknologi digital pendukung lainnya untuk meningkatkan pengalaman klien, ini juga dapat memberikan data signifikan yang dapat dianalisis untuk mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang di mana keterlibatan klien paling berhasil. 

Namun, ini akan membawa pertimbangannya sendiri, karena sebagian besar peserta ingin mengetahui bahwa data apa pun yang dikumpulkan tentang partisipasi mereka dilakukan dengan sepengetahuan dan persetujuan mereka.

Dengan GDPR (Peraturan Perlindungan Data Umum) Uni Eropa dan CCPA California (Undang-Undang Privasi Konsumen California) yang memberlakukan aturan untuk melindungi data peserta, juga merupakan praktik terbaik untuk mengembangkan rencana komprehensif untuk mengelola siapa yang memiliki akses dan kontrol atas data ini.

6.Penggunaan Teknologi Digital Secara Bijaksana untuk Membangun Komunitas

Kebutuhan untuk beralih dengan cepat dari format tatap muka telah secara mendasar mengubah seperangkat alat yang dimiliki perencana acara untuk menjalin koneksi dan pengalaman yang dicari klien mereka.

Akibatnya, menjadi perlu untuk memasukkan strategi pengiriman konten digital ke dalam perencanaan awal acara apa pun, baik secara langsung atau sebaliknya.

Strategi ini akan bervariasi sesuai dengan tujuan acara. Laporan Kaltura melihat subjek ini secara mendalam, dan menemukan bahwa keberhasilan mode penyampaian didasarkan pada apa yang disampaikannya: 

“Sementara acara tatap muka berfokus pada jaringan, acara virtual mengedepankan pendidikan dan kepemimpinan pemikiran.” Wawasan ini konsisten di antara penyelenggara dan peserta yang disurvei Kaltura.

Data Survei Mendukung Bangkitnya Acara Hibrida dan Komunitas Sepanjang Tahun. Sementara survei Kaltura menemukan bahwa 73 persen peserta merasa puas dengan pengalaman yang mereka miliki di acara virtual.

Ada kelemahan yang jelas — 55 persen merasa bahwa acara virtual “terasa kurang pribadi”, 44 persen mengungkalpkaln bahwa mereka menghadirkan “lebih sedikit kesempatan untuk bersosialisasi”, dan 35 persen ungkap mereka membuat jaringan menjadi menantang.

Meskipun acara hibrid itu mahal — semua rekaman dan infrastruktur digital itu tidak murah — sepertinya mereka ada di sini untuk tetap ada. 90 persen responden survei Kaltura setuju bahwa “semua acara berskala besar akan menjadi hybrid atau virtual” dalam dua tahun. 

Namun, ini mengarah pada apa yang mungkin merupakan tantangan paling menarik yang muncul bagi perencana acara di tahun-tahun mendatang: 

memenuhi permintaan yang meningkat untuk menghubungkan komunitas berbasis nilai yang disengaja, inklusif, di berbagai format acara dan platform online.

The Vendry melaporkan bahwa setengah dari profesional acara yang mereka survei menggambarkan “penciptaan komunitas di sekitar acara atau pengalaman” sebagai dorongan baru untuk menyelenggarakan acara di masa mendatang.

Ini sesuai dengan pemahaman umum bahwa pertemuan tatap muka akan terus menjadi alat penting untuk membangun hubungan baru dan menjaga hubungan yang sudah ada tetap hidup.

 KESIMPULANNYA

Menanggapi pergeseran pengalaman dan harapan yang telah disaksikan dua tahun terakhir, sepertinya strategi yang muncul adalah menjadi tuan rumah acara hibrida skala besar yang diperkuat oleh acara tatap muka regional, di mana tidak ada kebutuhan untuk bernegosiasi internasional. peraturan perbatasan dan peraturan pandemi yang tidak konsisten.

Karena keinginan untuk membangun komunitas dengan nilai-nilai bersama dan keterlibatan berkelanjutan yang kuat menjadi tren yang jelas bagi klien, profesional acara memiliki beberapa alat untuk meningkatkan pengalaman peserta.

Perencana akan berusaha untuk terus menciptakan koneksi, komunitas, dan pemahaman bersama meskipun fleksibilitas dalam menghadapi ketidakpastian tetap menjadi kebutuhan.