EVENT NEWS

Pelajari Efisiensi Terbaru yang Ditawarkan Oleh Event Tech

NEW YORK,  bisniswisata.co.id: Perencana Event 8 yang merasa kewalahan dengan beban kerja mereka saat ini mungkin melihat teknologi Event sebagai tantangan tambahan yang mereka tidak punya waktu untuk saat ini. 

Ini adalah pandangan yang dapat dimengerti mengingat semua penekanan akhir-akhir ini pada alat streaming langsung — dan bahkan visi futuristik dari metaverse.

Dilansir dari Meetings.skift.com, bagi banyak perencana Event,  semua lonceng dan peluit teknologi baru mungkin tampak tidak perlu, karena logistik inti dari perencanaan Event dapat ditutupi dengan toolbox yang telah dicoba dan diuji. 

Lagi pula, mungkin terasa seperti kebiasaan untuk menyulap beberapa file Excel dan mengejar pembicara, sponsor, dan staf dengan email demi email. Itu hanya bagian dari pekerjaan, bukan?

Tidak harus begitu. Ada seluruh bagian dari teknologi Event  yang didedikasikan untuk membuat manajemen acara lebih mudah. Faktanya, semakin rumit suatu peristiwa, semakin banyak alasan untuk bersandar pada teknologi yang sekarang tersedia.

Jika Anda memiliki lebih banyak tanggung jawab untuk menangani backlog acara tatap muka yang sekarang dijadwalkan secara berurutan, inilah saatnya untuk mulai memikirkan teknologi Event sebagai  efisiensi daripada sebagai masalah lain yang harus ditangani.

Berikut adalah enam cara utama agar teknologi Event yang dapat memainkan peran  kuat dalam merampingkan proses dan menghindari pekerjaan yang tidak perlu.

1.Aktifkan pendekatan kolaboratif untuk pengembangan konten

Banyak Event yang berfokus pada pengembangan semangat kolaborasi di antara peserta di tempat — misalnya, membuat sesi bersama atau mengadakan lokakarya kelompok. 

Namun, kolaborasi sejati sebagian besar tidak ada dalam tahap perencanaan suatu Event. Tentu, menyalin email ke 15 orang mungkin tampak seperti pendekatan kolaboratif untuk membuat program, tetapi pada akhirnya, pendekatan kuno itu mengarah ke jalur email sepanjang satu mil dan pencarian yang mustahil untuk versi terbaru dari spreadsheet.

Allie Magyar, chief product officer Notified mengetahui tantangan tersebut dengan baik sejak hari-harinya sebagai perencana rapat. Magyar mendirikan Hubb — yang baru-baru ini diakuisisi oleh Notified — untuk mencapai impian merampingkan komunikasi dan mengurangi jumlah pesan yang berputar-putar di antara tim Event 

Bagian terpenting dari teka-teki adalah konten — siapa yang berbicara, apa yang mereka bicarakan, dan topik apa yang akan beresonansi dengan audiens. Sebagai perencana pertemuan, hal pertama yang harus kita lakukan adalah memikirkan kontennya, kata Magyar.

Platform Cloud acara notified menghilangkan kebutuhan akan semua email tersebut dalam fase pengembangan konten dengan menugaskan penilai untuk meninjau, mengedit, dan menyetujui sesi di satu tempat terpusat. 

Dengan kemampuan untuk memasukkan pertanyaan spesifik tentang relevansi konten, platform bertindak sebagai portal yang diperbarui secara berkala yang dapat menunjukkan kemajuan menuju program penuh sesi dan pembicara yang penting bagi audiens.

2.Merampingkan masukan dari pembicara, sponsor, dan peserta pameran

Penting untuk dicatat bahwa konten acara tidak terbatas pada tim Anda sendiri. Pembicara Anda juga memiliki peran penting. Idealnya, pembicara harus dapat berkolaborasi dengan pakar konten Anda — dan teknologi acara juga dapat membantu di sini. 

Di Notified Event Cloud, misalnya, Anda memiliki opsi untuk memberi pembicara visibilitas ke umpan balik dari penilai sesi.

Anda juga tidak perlu lagi memperbarui situs web acara Anda secara manual setiap kali sesi ditambahkan ke agenda Anda. 

Setelah sesi disetujui di Notified Event Cloud, semua detail yang disampaikan pembicara akan secara otomatis ditambahkan ke situs web acara Anda melalui API. Semakin cepat dapat mempromosikannya, semakin cepat Anda dapat melihat peningkatan nomor pendaftaran.

Selain membawa pembicara Anda ke dalam campuran, peserta pameran dan sponsor Anda memiliki banyak konten yang perlu mereka bagikan dan kelola. 

Sekali lagi, platform Event yang dirancang dengan baik akan memungkinkan peserta pameran dan sponsor untuk mengisi detail perusahaan mereka sendiri, dengan peran Anda disederhanakan menjadi masalah memberikan persetujuan akhir — tidak mengkoordinasikan seluruh proses dari titik A ke titik B melalui banyak email dan file- berbagai layanan. 

Mulai dari menyertakan denah lantai yang memungkinkan peserta pameran untuk memilih sendiri stan khusus mereka hingga memandu sponsor melalui proses langkah demi langkah untuk mengunggah semua sumber daya promosi mereka.

Platform Notified memungkinkan Anda memberi beberapa pemangku kepentingan paling penting dengan peran yang lebih besar dalam membuat yakin kehadiran merek mereka terlihat persis seperti yang mereka inginkan.

Selain menghemat sakit kepala logistik, pendekatan ini meningkatkan pengalaman peserta pameran. Dan semakin mudah bagi mereka untuk bekerja dengan Anda, semakin besar kemungkinan mereka ingin terus berinvestasi dalam pemrograman Anda di masa mendatang.

3.Hilangkan kelebihan lampiran

Bagaimana dengan semua lampiran di tumpukan email itu? Perencana acara harus melacak banyak aset untuk sebuah program termasuk headshots pembicara, dek PowerPoint, run-of-shows, handout PDF, logo peserta pameran, branding sponsor, kontrak, dan banyak lagi.

Di sinilah satu sumber kebenaran benar-benar dapat mengubah proses. Meskipun menghilangkan kebutuhan untuk menyaring email guna menemukan semua file itu adalah manfaat yang jelas.

Ada masalah lain yang dapat diselesaikan oleh teknologi Event yaitu kebutuhan untuk membuat seluruh ekosistem vendor, mitra, sponsor, dan pembicara Anda mengikuti panduan file.

Platform Notified mencakup kemampuan untuk memaksa file yang sesuai. Itu berarti tidak ada lagi email tindak lanjut yang meminta .PNG alih-alih .JPG. Tidak ada lagi pertanyaan apakah-Anda-menerima-file-saya

Diikuti oleh permintaan mungkin-file-terlalu besar untuk dikirim ulang. Sebaliknya, siapa pun yang mengunggah sumber daya baru akan mendapatkan pesan otomatis jika ada masalah dengan spesifikasi file mereka.

4 Bebaskan dari desktop

Kami memesan penerbangan, membaca berita, dan memecahkan teka-teki silang dari perangkat seluler kami — jadi mengapa kami juga tidak dapat merencanakan rapat dari perangkat yang sedang bepergian itu?

“Memikirkan bagaimana orang menyelesaikan pekerjaan mereka sangat penting. Situs ini responsif terhadap seluler. Jadi, jika seseorang berada di kereta dan ingin menilai konten mereka, mereka dapat melakukannya.”kata Magyar.

Pertimbangkan poin data jitu dari Google ini: 75 persen orang mengatakan ponsel cerdas mereka membantu mereka menjadi lebih produktif, dan 60 persen mengatakan bahwa perangkat itu membantu mereka merasa lebih percaya diri dan siap. 

Saat merencanakan sebuah Event memasuki waktu yang sulit, kemampuan untuk menyelesaikan detail di mana pun Anda berada merupakan komponen penting dari kesuksesan. 

Lupakan menunggu untuk kembali ke komputer guna memperbarui judul sesi itu atau menyetujui pengajuan profil peserta pameran. Semua perubahan Anda dapat dilakukan semudah membagikan foto favorit Anda ke Instagram atau menjelajahi episode podcast baru.

5 Permudah manajemen jadwal

Jika Anda merasa sakit karena tidak memiliki cukup pekerja untuk menangani lalu lintas di Event karena Anda tidak sendirian: Survei Skift Meetings baru-baru ini mengungkapkan bahwa 33 persen manajer acara berjuang dengan kekurangan staf. 

Tantangan tersebut sepertinya tidak akan hilang dalam waktu dekat, yang membuatnya semakin penting untuk memaksimalkan staf yang Anda miliki. 

Teknologi Event yang tepat dapat melakukan keajaiban untuk merampingkan sistem pemesanan staf Anda, memungkinkan Anda untuk memaksimalkan produktivitas dan menghilangkan kebingungan.

“Ketika saya mengelola Event besar, saya harus mencari tahu siapa yang akan bekerja di meja pendaftaran dan siapa yang akan bekerja di lima meja informasi yang berbeda,” kata Magyar. 

“Portal kepegawaian kami memungkinkan Anda untuk masuk dan membuat kelompok kerja yang berbeda dengan lokasi, shift, dan waktu istirahat untuk orang-orang “

Alih-alih spreadsheet dan email, itu akan secara otomatis mengirim permintaan rapat ke setiap orang di staf dan memungkinkan Anda membuat perubahan di satu tempat.

Detail shift semuanya secara otomatis ditambahkan ke kalender pribadi staf Anda, dengan pembaruan berikutnya yang dibawa secara real time.

Selain membantu staf Anda memahami tanggung jawab mereka, teknologi Event dapat menyederhanakan logistik untuk C-suite Anda dengan mengizinkan asisten eksekutif mereka untuk menyetujui permintaan rapat untuk kalender mereka.

6.Tetap terkendali

Anda mungkin khawatir bahwa merangkul teknologi kolaboratif berarti secara tidak sengaja mengaktifkan layanan gratis untuk semua di antara vendor, mitra, dan anggota staf. 

Lagi pula, teknologi dapat memunculkan visi robot yang mengambil alih dan proses yang memungkinkan otomatisasi yang tidak pernah Anda setujui. 

Bahkan jika Anda tidak khawatir tentang apa yang akan dilakukan teknologi, Anda mungkin khawatir bahwa itu terlalu membingungkan untuk diterapkan dengan Event Anda berikutnya. 

Laporan State of the Event Industry terbaru dari Skift Meetings mengungkapkan bahwa para profesional acara sebenarnya menjadi kurang nyaman dengan teknologi.

Saat Anda membandingkan platform teknologi Event, pastikan bahwa keahlian melakukan efisiensi masih datang dengan kontrol penuh. Misalnya, Notified Event Cloud mencakup berbagai akses berbasis izin di seluruh backend. Batasi apa yang dapat dilihat dan diedit oleh pembicara.

Tetapkan pemberitahuan persetujuan yang tertunda untuk peserta pameran dan sponsor sehingga Anda dapat memastikan bahwa bahasa profil mereka tidak terlalu berlebihan dengan pesan promosinya. 

Batasi siapa yang dapat melihat nilai lain yang telah ditetapkan ke sesi. Anda berada di kursi pengemudi, dan Anda akan memiliki keputusan akhir atas sesi apa yang muncul di program, bahasa apa yang muncul di situs web Anda, dan pengalaman apa yang akan menyambut peserta saat mereka tiba.

Arum Suci Sekarwangi