Salah satu properti di Indonesia, Hyatt Regency Yogyakarta ( Foto: Agoda.com)

CHICAGO, bisniswisata.co.id: Hybrid event yang menggabungkan pameran dagang, konferensi,  seminar, lokakarya, atau pertemuan tatap muka “langsung” dengan komponen online secara virtual

Dengan semakin populer dan hemat biaya acara virtual, acara hibryd telah menjadi trend  untuk meningkatkan partisipasi dalam acara tradisional dengan biaya yang relatif rendah.  Hal ini juga memungkinkan partisipasi orang-orang yang mungkin tidak dapat hadir secara fisik karena kendala perjalanan atau zona waktu.

Hyatt Hotels Corporation yang propertinya menyebar di mancanegara dan di Indonesia a.l di Jakarta, Bandung, Yogyakarta dan Bali selama ini mengandalkan kegiatan rapat-rapat dan pertemuan serta acara menyumbang 30 % dari pendapatan kamar pada 2019. 

Namun COVID-19 telah menghapus segmen itu untuk saat ini. Perusahaan juga melihat kembalinya pertemuan tatap muka yang lambat. Senior Vice President Hyatt,  Steve Enselein belum lama ini diwawancarai oleh Business Travel News tentang bagaimana perusahaan mempersiapkan kembalinya acara secara langsung, terutama yang hybrid. 

Berikut kutipan dari tanya-jawab soal trend dan  pemesanan fasilitas hotel untuk acara rapat-rapat dan pertemuan MICE lainnya dimana Steve Enselein mengatakan untuk tahun 2020, masih ada pertemuan kecil yang sesuai kebutuhan. 

“Sebagian besar acara yang lebih besar sedang dipesan hingga tahun 2021 pada saat ini. Kabar baiknya adalah bahwa sebagian besar acara yang sudah dipesan hingga Kuartal pertama dan Kuartal kedua tetap stabil dan tidak ingin bergerak pada saat ini,” ungkapnya.

Dari sejumlah propertinya di dunia, dia mengungkapan bahwa untuk lokasi yang memiliki batasan lebih sedikit karena berkaitan dengan ukuran pengumpulan orang maka Florida dan Texas.

” Kami melihat lebih banyak aktivitas di China dibandingkan di banyak tempat lain. Banyak yang didorong oleh batasan lokal pada ukuran pengumpulan orang di saat pandemi hlobal masih berlangsung,” kata Steve Enselein.

Hyatt mengumumkan bahwa pada akhir Juli 2020 sedikitnya 87 persen hotelnya akan buka. Ternyata hingga kini beberapa hotel lagi juga sudah buka hingga kini total sudah 90 persen. 

“Saya tidak mengetahui ada hotel yang tutup sejak krisis yang ada di belakang kami. Jadi kami akan terus membuka hotel-hotel ini karena dampak pandemi mulai mereda lebih lanjut,”

Apa rencana Hyatt agar pertemuan secara tatap muka bisa kembali yang akan menjadi acara hibrida. Apa yang dilakukan Hyatt untuk bekerja dengan profesional conference organizer ( PCO) ssbagai perencana event agar bisa  memenuhi kebutuhan baru mereka?

Menurut Steve, salah satu hal baik tentang pandemi ini adalah memungkinkan pihaknya untuk berhenti sejenak dan meluangkan waktu berbicara dengan para pelanggan dan memahami apa yang mereka butuhkan. 

Dia juga mulai berkomunikasi dengan mitra teknologi yang menyediakan layanan audiovisual    ( A/V) di dalam hotel maupun organisasi lain soal pertemuan hybrid dan virtual untuk jangka waktu yang lama. Untuk porsi hibrid jangka pendek, kebutuhan utamanya adalah bagaimana mendidik tim hotel dan pelanggan tentang apa saja potensi yang ada.

” Intinya bagaimana kami memudahkan mereka untuk melaksanakan acara pertama mereka. Saya rasa tidak ada dari kita yang percaya bahwa ketika hibrida kembali, yang pertama adalah ribuan orang yang berada di berbagai lokasi.

Seperti apa acara tatap muka di masa depan? Enselein  kini lagi fokus untuk mengidentifikasi berbagai jenis pengalaman hibrid yang mungkin dibutuhkan kelompok. Apakah delapan kelompok kecil orang di satu hotel atau menghubungkan beberapa hotel bersama.

” Kami telah melakukan edukasi dengan direktur penjualan, direktur acara, manajer perencanaan acara, dan manajer penjualan untuk mendidik mereka tentang opsi yang berbeda, tetapi kami mengandalkan mitra A / V kami untuk membahas secara spesifik,” 

Pihaknya juga telah bekerja dengan hotel-hotel di banyak kota utama untuk mengumpulkan jaringan hotel yang dapat mengadakan salah satu acara hibrida ini — Paris, Dubai, Hong Kong, London, Singapura. 

Di Amerika, dia bekerja dengan hotel Hyatt Convention Alliance, yang merupakan hotel terbesar di pasar utama dan di banyak resor. Membantu pelanggan dengan pendekatan “toko serba ada”.

Maksudnya untuk mengidentifikasi di mana mereka dapat mengadakan acara ini, dan bekerja sama dengan hotel untuk mengkonsolidasikan upaya mereka untuk mengadakan pertemuan gabungan.

Hyatt bekerja dengan mitra A / V  dan  dalam hubungan dengan PSAV & Encore  telah menjadi kemitraan jangka panjang yang hebat. PSAV adalah raksasa industri yang didirikan pada tahun 1937. Mereka menyediakan AV dan produksi internal di pusat konvensi, tempat, dan hotel seperti Kimpton, Hyatt, dan Marriott, di seluruh negeri.  

Kombinasi Encore dan PSAV sangat penting bagi industri dan semua yang mengandalkan rapat-rapat atau pertemuan lainnya agar dapat melayani pelanggan perencana pertemuan