EVENT INTERNATIONAL NEWS

Check List Tim Acara Hibrida Anda

Perencana acara menavigasi batas baru untuk menghadirkan acara hibrida yang sukses.Tapi campuran keahlian teknis dan kreatif apa yang dibutuhkan tim acara untuk melakukan ini dengan sukses?  Kami membagikan tujuh pemain kunci yang Anda butuhkan dalam tim acara hybrid Anda

NEW YORK, bisniswisata.co.id:

Format yang tidak biasa, teknologi yang berkembang, langkah-langkah kesehatan dan keselamatan baru, kurasi konten, dan keterlibatan peserta yang berkelanjutan ini adalah dunia baru perencanaan acara. 

Dilansir dari Skift.com, sekarang, lebih dari sebelumnya, tim acara kewalahan dengan peran beragam dan kompleks yang harus mereka mainkan.  Setelah dengan cepat melatih kembali untuk memenuhi tantangan dalam menghadirkan acara virtual, perencana acara kini menghadapi tantangan baru tentang cara menyelenggarakan acara hibrida yang sukses.  

Dengan begitu banyak perselisihan tentang apa yang merupakan acara hibrida, tidak mengherankan bahwa perencana acara bingung tentang tim seperti apa yang mereka butuhkan untuk mendukung pengiriman acara hibrida mereka.

Landasan untuk setiap acara yang berkesan dibangun di atas keterampilan, keahlian, dan pelaksanaan tim.  Kami telah menyusun daftar periksa semua anggota tim utama yang Anda butuhkan untuk menghadirkan acara hibrida yang sukses.

Campuran yang Tepat untuk Tim Acara Hibrida Anda

Untuk mengadakan acara hibrida yang sukses, penting untuk memiliki perpaduan yang tepat antara keahlian digital/teknis dan kreatif dalam tim Anda. 

Sangat menggoda untuk berpikir bahwa ini semudah menggabungkan tim acara langsung Anda dengan tim acara virtual Anda dan sampai batas tertentu memang demikian. 

Hal yang perlu Anda perhatikan adalah bagaimana tim-tim ini disatukan.  Perencana acara yang menyelenggarakan acara hibrida perlu menggabungkan keahlian dari kedua tim secara strategis untuk menciptakan kolaborasi yang harmonis.

Berikut adalah daftar periksa anggota tim hibrida utama untuk membantu Anda memulai:

 Anggota tim digital dan teknis

  1. Tim pendukung / produser teknis
  2. Operator kamera dan grafis
  3. Operator suara
  4. Produser acara langsung

Anggota tim kreatif yang dapat mengukur keterlibatannya

  1. Pembawa acara / pembawa acara
  2. Teknolog Acara
  3. Pelatih berbicar

 Teknolog acara

 Teknolog acara adalah peran yang cukup baru yang telah ada selama dekade terakhir.  Peran mereka adalah untuk memberikan pengetahuan mendalam tentang alat dan teknologi acara, memantau tren industri, memahami aliran data dalam tumpukan teknologi, mengatur proses dan sistem back-end dengan benar, dan memecahkan masalah gangguan teknologi sebelum, selama, dan setelah acara.  

Manfaat utama memiliki teknolog acara adalah mereka meningkatkan efisiensi operasional untuk membuat acara hybrid Anda sukses.

 Operator kamera dan grafis

Untuk acara hybrid, pengalaman virtual sama pentingnya dengan pengalaman langsung;  oleh karena itu tidak ada ruang untuk mengabaikan kualitas produksi acara Anda. 

 Ini berarti kamera dan grafik yang dioperasikan satu orang harus digunakan.  Peserta virtual telah mengharapkan kualitas produksi yang lebih baik dan akan segera mati jika tidak memenuhi standar mereka.  

Manfaat memiliki setidaknya dua operator kamera dan grafis adalah mereka dapat memperlakukan audiens jarak jauh Anda dengan produksi virtual yang layak untuk siaran TV.

 Operator suara

 Kualitas audio adalah komponen kunci untuk menghadirkan pengalaman hybrid yang luar biasa.  Namun, biasanya jika kita memikirkan kualitas suara, kita fokus pada kemampuan mendengar speaker.

Ini tentu saja merupakan prioritas tertinggi, tetapi kami juga dapat memperluas cakupan kami untuk menyertakan suara lingkungan yang dapat menciptakan pengalaman yang lebih mendalam bagi peserta virtual.  

Memiliki teknisi suara yang baik dapat memanfaatkan pengalaman virtual dengan menangkap suasana acara secara langsung.  Ini bisa berupa tawa dari penonton, tepuk tangan, pertanyaan yang diajukan dengan lantang oleh penonton, dll.

 Pelatih berbicara

Ini opsional tetapi bisa sangat bermanfaat untuk memastikan konten berkualitas untuk setiap sesi acara Anda.  Pelatih berbicara dapat membantu pembicara Anda merasa lebih percaya diri, mengurangi kecemasan tentang presentasi, dan membuat cerita menarik yang beresonansi dengan audiens. 

Ini memungkinkan Anda menghasilkan agenda berkualitas yang membuat audiens Anda tetap terlibat.  Meskipun pelatih berbicara tidak wajib untuk keberhasilan acara hibrida Anda

Tapu ini adalah praktik yang baik untuk memberikan beberapa bentuk panduan atau dukungan kepada pembicara Anda untuk membantu mereka menyelesaikan penyampaian mereka.

Tuan rumah / pembawa acara

Tuan rumah adalah suatu keharusan untuk acara hybrid Anda.  Mereka bertanggung jawab untuk membimbing peserta melalui acara tersebut dan pada akhirnya membuat mereka tetap terlibat dan berenergi.  

Tergantung pada pengaturan acara Anda, mungkin merasa berguna untuk memiliki dua pembawa acara yang berbeda: satu untuk audiens virtual Anda dan satu untuk audiens langsung Anda.  

Jika Anda memiliki pembawa acara yang membuat lelucon terkait dengan pengalaman langsung, ini mungkin membuat peserta virtual Anda merasa ditinggalkan dan tidak terlibat.  

Namun, jika Anda memiliki dua pembawa acara yang berbeda, host virtual tahu bahwa mereka harus lebih energik agar antusiasme mereka dapat ditransfer melalui layar.  

Mereka juga dapat memberikan pengingat dan informasi yang berguna khusus untuk audiens virtual, yang membuat pengalaman yang lebih personal dan bijaksana.

 Tim pendukunh

 Acara hibrida adalah batas baru bagi banyak peserta dan juga penyelenggara. Saat audiens menavigasi format acara baru ini (terutama jika Anda ingin menciptakan peluang untuk menghubungkan peserta langsung dan virtual), penting untuk memiliki tim dukungan teknis. 

Tim dukungan ini idealnya berasal dari penyedia platform Anda, dan sangat penting untuk memiliki tim dukungan langsung di acara tersebut bersama Anda. 

Hublio, misalnya, adalah platform acara hibrida yang menawarkan staf dukungan teknis langsung yang akan tetap berada di ruang hijau Anda selama acara Anda berlangsung.  

Memiliki tim dukungan langsung memiliki manfaat tambahan untuk membantu mitra dan vendor mengintegrasikan dan memberikan pengalaman luar biasa secara keseluruhan.

Produser acara langsung

Produser acara langsung bertanggung jawab untuk membawa acara hibrida Anda dari konsep hingga pengiriman.  

Berdasarkan tujuan Anda, mereka bahkan akan membantu Anda menentukan apakah acara hibrida benar-benar cara terbaik untuk mencapai tujuan Anda atau tidak.  

Produser dapat merancang format dan run of show untuk acara Anda.  Mereka bukan investasi wajib jika anggaran Anda tidak memungkinkan;  namun, tugas keseluruhan produsen pada hari acara adalah untuk memastikan bahwa semua logistik berjalan lancar. 

Mereka adalah perekat yang menyatukan seluruh tim acara.  Memiliki produser di tim Anda membantu menjaga acara tepat waktu sekaligus memastikan kualitas suara dan video tetap terjaga. 

Tanpa produser yang ditunjuk, tanggung jawab ini biasanya jatuh ke manajer acara — dan dengan tekanan tambahan dari acara hibrida, tidak ada yang membutuhkan tanggung jawab ekstra ini.

Kesimpulannya

 Inti dari setiap acara yang sukses adalah memiliki keterampilan, keahlian, dan eksekusi yang tepat dalam tim.  Acara hibrid yang sukses tidak datang dengan menyatukan tim acara virtual dan langsung Anda.  

Dengan mempertimbangkan secara strategis keterampilan yang dibutuhkan untuk mengembangkan dan menjalankan acara hybrid Anda, Anda dapat merekrut jajaran anggota tim yang luar biasa untuk menciptakan pengalaman terbaik bagi audiens virtual dan tatap muka Anda.  

Tim hibrida membutuhkan lebih banyak pemain kunci dengan keahlian teknis yang akan bekerja sama dengan anggota tim kreatif untuk mencapai efisiensi operasional, keterlibatan audiens yang lebih baik, dan produksi bernilai tinggi.

 

Hilda Ansariah Sabri

Pendiri, Pemimpin Umum, Pemimpin Redaksi dan pemegang sertifikasi Wartawan Utama Dewan Pers dan Ketua Departemen Pariwisata PWI Pusat (2018-2023)