Foto: AdobeStock/Studio Fiuza
SINGAPURA, bisniswisata.co.id: Para perencana acara membahas dilema klasik mengenai batasan yang harus ditetapkan terkait pendaftaran menit-menit terakhir dan peserta yang datang tanpa registrasi (walk-in).
Perencana acara menyeimbangkan dilema pendaftaran menit-menit terakhir dengan menyediakan cadangan (buffer) untuk katering dan tempat duduk, kebijakan yang dikomunikasikan dengan jelas, dan langkah lainnya.
Dilansir dari meetings-conventions-asia.
pendaftaran menit-menit terakhir dan peserta walk-in yang tak terduga dapat meningkatkan jumlah peserta dan pendapatan, namun juga membawa berbagai tantangan.
Hal ini dapat memengaruhi segalanya, mulai dari katering dan pengaturan tempat duduk hingga kapasitas lokasi acara dan opsi transportasi.
“Peserta walk-in membebani aspek-aspek program yang telah ditetapkan berminggu-minggu sebelumnya: jaminan makanan dan minuman, pengaturan tempat duduk, manifes transportasi, pemeriksaan keamanan, persediaan kartu identitas (badge), dan penyediaan makanan khusus diet,” ujar Catherine Chaulet, CEO dan presiden Global DMC Partners.
Acara di luar lokasi (offsite) memiliki risiko terbesar, karena kapasitas bus, izin lokasi, dan cakupan tanggung jawab keselamatan (duty-of-care) semuanya bergantung pada jumlah peserta yang telah dikonfirmasi, ungkapnya.
Seperti yang dikemukakan oleh Atika Rosli, pendiri Beyond Events, pihak lokasi acara membutuhkan kepastian jumlah peserta 48 hingga 72 jam sebelumnya.
Penambahan jumlah peserta di saat-saat terakhir sering kali tidak dimungkinkan atau akan memakan biaya lebih tinggi. Kebutuhan diet menjadi masalah tambahan: peserta walk-in belum melaporkan alergi, dan dalam penyajian makanan per porsi (plated service), hal ini bisa menjadi masalah keselamatan.
“Peserta walk-in merusak angka dasar yang menjadi acuan segala aspek lainnya. Pengaturan ruangan, transportasi, kartu identitas, dan tempat duduk—semuanya telah ditetapkan berdasarkan jumlah peserta yang disepakati berminggu-minggu sebelumnya.
Dua tamu tambahan mungkin hanya dianggap sebagai selisih kecil, namun sepuluh tamu tambahan berarti mengubah skala acara itu sendiri, tegas
Atika Rosli.
Namun, risiko sebenarnya bukanlah masalah kapasitas, melainkan pengalaman tamu. Seperti yang dicatat Rosli, dalam acara premium, tamu akan menyadari jika mereka tidak mendapatkan tempat duduk saat jamuan makan malam (gala dinner) atau tidak memiliki kartu identitas.
Saat itulah acara yang dikelola dengan baik bisa terkesan seperti acara yang dijalankan secara dadakan atau kurang persiapan.
“Cara terbaik untuk menangani peserta walk-in di menit-menit terakhir adalah dengan menyediakan sedikit cadangan (buffer) pada kapasitas katering dan tempat duduk, serta memiliki kebijakan yang jelas dan telah disepakati sebelumnya mengenai peserta walk-in,” kata Manpreet Bindra, pemimpin regional Asia di FCM Meetings & Events.
“Hal ini memberikan fleksibilitas bagi penyelenggara untuk mengakomodasi peserta tambahan tanpa mengorbankan pengalaman bagi peserta lainnya.” kata
Catherine Chaulet.
Chaulet juga menyarankan penggunaan stok kartu tanda pengenal (badge) kosong yang dapat dicetak di lokasi, penyediaan meja layanan bagi peserta yang datang tanpa registrasi awal (walk-in) yang ditempatkan di luar jalur utama pintu masuk.
Hal penting lainnya penetapan batas waktu yang jelas untuk menghentikan layanan pendaftaran di luar sistem utama maupun pemindahan peserta ke lokasi acara.
Pastikan pula langkah antisipasi tersebut tidak mencolok. Sebagaimana dikemukakan Rosli, keberhasilan pengelolaan peserta walk-in terlihat saat tidak ada seorang pun di ruangan—termasuk peserta walk-in itu sendiri—yang menyadari adanya penyesuaian yang dilakukan.
Menyiapkan rencana cadangan yang elegan juga patut dipertimbangkan; mendapatkan tempat di acara resepsi jejaring (networking reception) jauh lebih baik daripada harus berdesakan di meja makan saat ruang yang tersedia jelas-jelas sangat terbatas.
