JAKARTA, bisniswisata.co.id: Membuat klausa atrisi dan pembatalan yang tepat dalam kontrak acara lebih penting dari sebelumnya. Meskipun ketidakpastian terus berlanjut, para perencana tidak dapat lagi mengandalkan harga rendah dan fleksibilitas hotel yang ditawarkan pada puncak pandemi.

Dilansir dari Eventmanagerblog.com, pakar kontrak berbagi saran mereka tentang cara terbaik untuk bernegosiasi dalam iklim saat ini. Menjadi negosiator yang cerdas dan memahami bagaimana klausul kontrak dapat membuat pertemuan sukses atau tidak selalu penting, tetapi mungkin jadi lebih penting sekarang.

Sementara banyak tujuan pertemuan telah dibuka kembali dan pembatasan perjalanan telah berkurang, kekhawatiran dengan COVID belum sepenuhnya hilang dan juga ketidakpastian tentang dampaknya terhadap kehadiran dan pengurangan tamu.

Dalam menentukan strategi terbaik ke depan, EventMB berbicara dengan beberapa ahli tentang kontrak dan negosiasi.

Hotel Bermain Hardball

Seberapa besar pengaruh yang dimiliki perencana dalam negosiasi hotel akhir-akhir ini? Jauh lebih sedikit pada tahun 2022 dibandingkan tahun lalu, menurut Mark Dallman, wakil presiden penjualan regional untuk HPN Global dan konsultan kontrak pertemuan.

Dia mencatat bahwa sementara hotel pernah bersemangat untuk bisnis dan siap untuk membuat konsesi, hunian bangkit kembali dan ketersediaan untuk pertemuan jauh lebih sulit didapat.

Hotel bermain keras dan kurang fleksibel. Korporasi hotel tidak mau menyerah pada COVID lagi. “Mencari tanggal untuk rapat saja sudah sangat sulit sekarang karena semua konferensi yang ditunda dan sekarang akan dilanjutkan.” kata Dallman.

Gianna Gaudini, kepala acara untuk Airtable, pendidik dan penulis The Art of Event Planning, mengatakan bahwa pengalaman negosiasinya baru-baru ini dengan hotel sangat tidak konsisten.

Dalam beberapa kasus, dia telah melihat tren yang mirip dengan apa yang dilaporkan Dallman. “Saya melihat kebijakan yang berbeda di berbagai wilayah dan dengan jaringan hotel yang berbeda,” katanya.

“Saya sedang membantu sebuah perusahaan menegosiasikan kontrak untuk konferensi yang direncanakan jangka panjang di Las Vegas. Saya berharap hotelnya murah hati, tetapi mereka tidak mau bernegosiasi.”

Di sisi lain, tempat lain yang mungkin diharapkan untuk bermain dan bersaing keras ternyata sangat akomodatif:

“Dalam contoh lain, saya terkejut ketika sebuah hotel kelas atas di Napa memberi saya kebijakan pengurangan yang sangat fleksibel untuk pertemuan yang direncanakan dalam jangka pendek.”

Apa yang Disebut ‘fear majeure’.  Tidak Akan Melindungi Kontrak ?

Bagaimana negosiasi kontrak berubah sejak pandemi dimulai? Tidak mengherankan – klausa force majeure, yang membahas pembatalan karena bencana yang tidak terduga atau  istilah Act of God“Kisah – telah menerima lebih banyak ĺ disesuaikan naik atau turun sebelum rapat.

Tarif dan Lainnya

Tidak peduli seberapa genting situasi dunia, mengetahui dasar-dasar negosiasi yang cerdas akan mencapai hasil terbaik.

Gaudini, yang membahas praktik terbaik untuk kontrak dalam kursus online Million Dollar Event Career, mengatakan prioritas pertama adalah mengamankan tarif kamar sebaik mungkin.

Sama pentingnya adalah untuk memastikan bahwa kelompok akan membayar tarif serendah mungkin setelah pertemuan benar-benar dimulai.

“Anda perlu memastikan hotel akan menjamin tarif yang semula dikutip – ini harus tertulis,” katanya.

 “Penting juga bahwa tidak ada tarif yang dipublikasikan akan lebih rendah dari tarif grup Anda. Periksa setiap minggu untuk memastikan Anda masih mendapatkan harga terbaik. Jika Anda melihat tarif yang lebih murah di situs web hotel, pastikan Anda mendapatkannya. Anda akan melakukannya jika klausul kontrak Anda memasukkannya. ”

Sama pentingnya dengan menegosiasikan tarif kamar yang menguntungkan, Gaudini mengatakan itu adalah kesalahan untuk menjadikan ini satu-satunya fokus.

Mendapatkan konsesi lain dari hotel sebagai pengganti tarif yang lebih rendah bisa lebih dari sekadar menebusnya.

Gaudini memiliki daftar “lembar contekan” yang dia gunakan saat meminta konsesi kepada hotel, yang dapat mencakup banyak sekali item seperti peningkatan suite, transfer tamu, penyimpanan paket, fasilitas sambutan, parkir valet, pemindahan furnitur, dan banyak lagi.

“Yang penting adalah menurunkan biaya rapat secara keseluruhan dan Anda dapat melakukannya dengan banyak cara,” katanya.

“Saya kaget ada planner yang senang dapat kopi gratis dari hotel. Saya kemudian mengetahui bahwa ini menyelamatkan kelompok besarnya ribuan dolar. Anda bisa menjadi kreatif dalam apa yang Anda minta. Misalnya, jika Anda bisa mendapatkan beberapa kamar yang ditingkatkan ke suite tanpa biaya tambahan, itu bisa menjadi penghematan besar. Beberapa suite berharga ribuan per malam.”

Penyesuaian Atrisi

Ada banyak cara untuk meminimalkan atau sepenuhnya menghindari biaya penalti atrisi yang terjadi ketika blok kamar tidak terpenuhi, menurut Gaudini.

Salah satu strategi yang dia rekomendasikan adalah untuk menegosiasikan bahwa semua kamar yang dipesan dihitung ke dalam blok kamar, termasuk yang dipesan oleh peserta untuk masa inap sebelum atau sesudah konferensi.

“Atrisi bisa kumulatif, padahal hotel suka menghitung per malam,” ujarnya. Bahkan jika beberapa kamar digunakan untuk masa inap sebelum atau sesudah konferensi, mereka dapat mengganti kamar yang tidak dipesan selama konferensi itu sendiri.

Dalam hal suatu acara perlu dibatalkan atau dijadwalkan ulang, Gaudini rekomendasikan untuk meminta skala geser dalam menentukan berapa banyak hotel yang berhak sebagai kompensasi untuk kamar yang tidak dapat mereka jual kembali.

“Misalnya kalau saya batalkan enam bulan sebelum rapat, hotelnya rugi 10 persen, 25 persen kalau tiga bulan, dan 75 persen kalau dalam sebulan,” ujarnya.

Dallman menyatakan biasanya tidak perlu membayar biaya atrisi atau pembatalan ke hotel.

“Ada begitu banyak cara untuk mengatasinya,” katanya. “Jika Anda datang dengan blok yang lebih rendah, kirimkan lebih banyak makanan dan minuman kepada mereka. Jika Anda kekurangan satu cara, temukan pendapatan lain untuk diberikan kepada mereka. ”

Klausul Penjualan Kembali dan Pemesanan Ulang

Kontrak harus menyertakan klausul penjualan kembali yang berkaitan dengan kamar di blok yang tidak digunakan oleh peserta tetapi kemudian dijual kembali oleh hotel.

“Jika Anda membayar untuk 100 kamar dan hanya mengisi 20, tidak adil bagi hotel untuk menjual kamar yang tidak digunakan kepada publik dan masih mengenakan biaya untuk atrisi,” kata Gaudini.

“Tambahkan klausul bahwa hotel akan melakukan upaya terbaik untuk menjual kembali kamar yang terkena dampak gesekan dan bahwa kamar yang dijual kembali akan dikembalikan. Mintalah laporan hunian dari hotel dan lakukan perhitungan. Hotel tidak akan berakhir di posisi yang lebih baik daripada jika Anda tidak berkinerja buruk.”

Dalam hal klausul yang membahas pemesanan ulang pertemuan yang dibatalkan, negosiasikan untuk fleksibilitas dalam menerapkan biaya pembatalan untuk program mendatang, saran Gaudini.

“Saya meminta kemampuan untuk memesan ulang program selama satu tahun sejak tanggal pembatalan, bukan dari tanggal kontrak ditandatangani,” katanya.

“Klausul pemesanan ulang harus cukup fleksibel untuk memungkinkan Anda menggunakan deposit pembatalan untuk semua jenis acara baru, yang tidak harus berukuran persis seperti yang asli.”

Juga penting untuk memastikan hotel tidak membebankan denda pembatalan penuh pada makanan dan minuman.

“Hotel tidak boleh memungut biaya untuk apa yang tidak digunakan – jika makanan tidak dipesan, Anda tidak harus membayarnya,” kata Gaudini.

Bertanya, bukan menuntut

Gaudini menyarankan perencana pertemuan untuk memberikan waktu setidaknya satu bulan dalam proses negosiasi dan mendekatinya dengan cara yang sama seperti yang mereka lakukan jika membeli rumah.

“Saya selalu minta maksimal, tahu akan ada bolak-balik,” ujarnya. “Jika Anda tahu prioritas utama Anda dan mendapatkannya, Anda bisa kebobolan pada hal-hal lain. Ini sedikit tarian.”

Berterus terang dengan mitra hotel bisa sangat membantu, menurut Sommer Devlin. “Seperti dalam hubungan bisnis apa pun, Anda akan melakukan lebih baik jika Anda meminta kemitraan daripada menuntut sesuatu,” katanya.

“Anda akan mendapatkan hasil yang jauh lebih baik jika Anda memberi tahu mitra hotel Anda bahwa Anda menghadapi pengurangan kehadiran dan ingin mendiskusikan bagaimana hal itu dapat diatasi, daripada mengatakan bahwa Anda dimaafkan karena Covid-19.”

Dengan kata lain, itu tidak selalu harus menjadi persamaan semua-atau-tidak sama sekali: “Hotel berusaha membangun kembali bisnis. Mereka lebih suka mengadakan pertemuan yang lebih kecil daripada tidak ada pertemuan.”

“Ingat, semua orang lelah berurusan dengan Covid. Hotel telah menderita kerugian yang luar biasa. Jika Anda datang ke pasangan Anda menyadari bahwa situasi Anda berdampak pada kedua belah pihak, akan lebih mudah untuk merundingkan resolusi, ”kata Devlin.

KESIMPULANNYA

Hotel sekarang kurang fleksibel dan Covid tidak lagi menjadi alasan untuk pembatalan atau kegagalan memenuhi blok kamar.

Namun, mengetahui dasar-dasar negosiasi yang baik dan klausul kontrak dapat membantu perencana pertemuan mengatasi tantangan bahkan di era ketidakpastian.

Perencana sering kali dapat menghindari hukuman atrisi dan pembatalan dengan mengetahui apa yang harus diminta dan apa yang harus diterima.