JAKARTA, bisniswisata.co.id: BENCHMARK®, sebuah perusahaan perhotelan global, mengumumkan sepuluh tren teratas yang memengaruhi dan mengubah bisnis meeting pada tahun 2021. Tren tersebut diamati oleh portofolio Benchmark dari 80 hotel MICE, resor, dan pusat konferensi yang terletak dari pantai ke pantai.  Tren rapat Benchmark tahun 2021 diumumkan oleh Eric Gavin, kepala bagian penjualan.

 “Jika ada satu hal yang kami pelajari di tahun 2020, itu adalah definisi sebenarnya tentang apa artinya berhenti dan berputar dan seberapa tangguh dan kreatifnya orang-orang di industri rapat,” kata Gavin seperti dilansir dari eHotelier

Dengan antisipasi meluasnya vaksinasi di akhir musim semi, kami melihat tanda-tanda awal dari permintaan yang terpendam untuk pertemuan dan pertemuan.  Dalam pandangan kami, 2021 adalah tahun perputaran yang akan memulai pemulihan substansial untuk industri rapat, tambah Gavin. Berikut paparannya ;

Tren 1 Jalan Menuju Pemulihan.

Industri ini mengungkapkan optimisme, untuk pertama kalinya sejak pandemi dimulai!  Vaksin sedang diberikan untuk meningkatkan segmen populasi, meningkatkan optimisme akan kebangkitan kembali industri selama kuartal ketiga dan keempat tahun ini.  

Menurut penyedia teknologi pertemuan, acara, dan perhotelan terkemuka, hingga saat ini pada tahun 2021 pertemuan Request for Proposal (RFP) telah mencapai level tertinggi sejak Maret 2020. Saat destinasi mulai dibuka kembali dengan aman, begitu pula ukuran dan kuantitas pertemuan kelompok.

Tren 2:  Rapat Perjalanan Darat.

Pertemuan perusahaan pada tahun 2021 pada dasarnya merupakan drive-to regional pada saat ini, meskipun Benchmark melihat pertemuan fly-in berlangsung selama bagian akhir tahun. 

Pertemuan hybrid tetap menjadi pilihan utama untuk menyertakan seluruh tim dalam rapat, dengan peserta yang berada di dekatnya yang mengemudi dan mereka yang lebih jauh hadir secara virtual karena kekhawatiran perjalanan atau karena beberapa mungkin perlu tetap di rumah karena alasan keluarga atau kesehatan.

Meskipun demikian, permintaan pertemuan hybrid tidak sekuat yang diharapkan.Tampaknya keinginan untuk berkumpul secara langsung jauh melampaui pertemuan hybrid, dan mungkin ada kelelahan pengaturan dengan koneksi jarak jauh.

Tren 3: Penggerak Teknologi.

Teknologi dapat membuat – atau menghancurkan – pengalaman rapat, dan perencana tahu itu lebih baik daripada yang lain.  Jadi, apa permintaan dan perhatian teknologi terpenting di antara para perencana untuk pengalaman konferensi yang luar biasa di tahun 2021? 

Bandwidth!  Ya ! Bandwidth adalah prioritas teknologi nomor 1, 2 dan 3!  Setelah itu, ada kapasitas rapat virtual properti, dan tim dukungan teknis khusus yang tersedia setiap saat selama rapat.

Tren 4: Tahun SMERF.

Maksudnya adalah Social, military, education, religious and fraternal (SMERF), bukan makhluk biru kecil yang kita tonton di televisi umum.  Orang akan berpikir bahwa farmasi besar akan mendominasi pada tahun 2021, atau industri teknologi, atau industri asuransi atau keuangan.

Bukan segment itu yang akan berkuasa sebagai segmen industri terpenting yang menyampaikan sebagian besar pertanyaan dan pertemuan tahun ini. Tapi tahun 2021 yang terpenting adalah S.M.E.R.F.  bisnis, dengan penekanan besar pada pertemuan sosial, pendidikan dan agama!

 Tren 5:  Jangan Sentuh

Dengan cepat menjadi standar baru dalam perhotelan, teknologi tanpa kontak meningkat selama beberapa bulan terakhir dan akan bertahan lebih lama dari pandemi.  Hal tersebut sudah menjadi harapan para perencana dan tamu pertemuan, difasilitasi dengan kemampuan ponsel pintar saat check in dan check out.  

Dari kedatangan hingga memasuki ruang pertemuan hingga pendaftaran konferensi dan agenda pertemuan,  layanan konferensi hingga makan dengan menu virtual untuk memesan sarapan, makan siang, makan malam, minuman, atau layanan kamar, teknologi nirkontak ada di sini!

Tren 6:  Makan Malam Ditata Ulang.

Kode QR dan menu tanpa kontak, prasmanan yang dihadiri, pilihan menu yang dikemas secara individual, penciptaan kembali makanan kotak a la carte yang menampilkan salad gourmet segar, udang panggang dengan orzo. Selain pilihan makanan segar dan camilan yang diplastik, dapat disertai dengan  masker wajah, air kemasan, dan pembersih tangan di dalam kotak.  

Beberapa properti bahkan meningkatkan kotak makan menjadi kotak sebagai pengganti meja.  Namun, preferensi yang kuat tetap ada, untuk makanan yang disajikan, atau prasmanan yang dimodifikasi dengan pilihan kemasan individual.

Pilihan panas dan dingin yang disajikan staf kuliner semuanya di balik kaca plexiglass pengaman.  Mengingat lingkungan saat ini, properti mengakomodasi pertemuan tamu dengan cara apa pun yang mereka bisa – menyesuaikan dengan preferensi pelanggan individu.

Ini mungkin juga mencakup makanan kotak bento dan hors d’oeuvres kotak, serta katering pengantaran di kamar tamu.  Peka lingkungan seperti biasa, makanan yang dikemas secara individual disajikan dalam wadah ramah lingkungan.

Tren 7:  Kreatif, Lokal & Berkelanjutan

Beberapa hal tidak pernah berubah, pada tahun 2021 ini kreativitas, cita rasa, dan daya tarik lingkungan adalah prioritas penting bagi perencana dan tamu – pandemi tidak mengubah apa yang membuat makan malam lezat, berkesan, disiapkan secara bertanggung jawab, dan dibicarakan enam bulan kemudian.  

Tim kuliner tetap sangat bersemangat dalam menyediakan bahan makanan yang bersumber secara lokal dan berkelanjutan – tidak hanya untuk kesegaran tetapi juga untuk mendukung petani dan pemasok lokal selama masa yang menantang ini.  

Pengalaman makan dari pertanian ke garpu sama pentingnya hari ini seperti dulu!  Di semua wilayah kekuasaan makan di luar ruangan, dengan koki di wilayah Utara merencanakan menu musim dingin yang lezat yang disajikan di ruang luar ruangan besar.

Suasana dikelilingi oleh lubang api dan pemanas, memungkinkan pengalaman bersantap yang aman, menarik, dan tetap jaga  jarak sosial di bawah bintang di langit. Sering kali dipasangkan dengan minuman khas yang menghangatkan jiwa seperti  Koktail Smoked Bourbon Manhattan’s dan Old Fashioned.

Tren 8:  Ukuran Penting.

Di banyak tujuan, peraturan negara membatasi ukuran acara menjadi sedikitnya 10 – 15 orang, jadi dapat dimaklumi bahwa ukuran grup rata-rata pada tahun 2021 lebih kecil.  

Dengan semakin banyaknya destinasi yang mengurangi batasan mereka, namun, kami melihat permintaan grup yang lebih besar dari 50-100 tamu, memesan di properti yang lebih besar yang menawarkan ruang luas untuk jarak sosial, dengan beberapa ruang istirahat yang ditawarkan di luar untuk akomodasi jarak sosial yang lebih besar dengan sesi kelompok keci.

Ada breakout pilihan yang ditawarkan secara virtual sehingga tamu dapat dengan mudah beralih ke break out pilihan mereka.  Rapat yang dibukukan pada tahun 2021 rata-rata diperpanjang selama 2 hari, yang tidak terlalu berbeda dengan tahun-tahun sebelumnya. 

Tarif paket pertemuan rata-rata berlaku untuk yang dinegosiasikan pada 2019 agar tetap kompetitif dan memenangkan bisnis. Properti sedang mempersiapkan banyak pertemuan untuk memesan menit-menit terakhir sepanjang tahun.

Tren 9:  Perspektif Baru!

Bertemu di luar ruangan telah menjadi tren yang menyenangkan selama beberapa tahun terakhir.  Di tahun 2021, itu adalah suatu kebutuhan.  Ruang luar ruangan sedang dibuat di tempat yang saat ini tidak ada: halaman ballroom, halaman resor yang indah, dan pantai berpasir sekarang menjadi ruang pertemuan untuk kelompok yang lebih besar.

Pilihan laini juga teras restoran, dek kolam renang, paviliun luar ruangan, dan ruang tenda yang baru dipasang yang menata ulang konsep “tradisional” ruang rapat tahun ini.  

Kursi Adirondack adalah stand-in untuk tempat duduk ergonomis, elemen pemanas portabel menghadirkan kehangatan ke ruangan luar ruangan di iklim utara.  Jika sesuai, kaca plexiglass menawarkan garis keamanan lain.  Dan, pemandangan ruang pertemuan tidak pernah lebih baik dari ini!

Tren 10:  Mitra dalam Perencanaan.

Bahasa kontrak rapat adalah saat kesepakatan dimulai pada tahun 2021. Banyak perencana bersikukuh tentang perlunya fleksibilitas seputar klausul atrisi, klausul dan biaya pembatalan, klausul pemesanan ulang, klausul tarif grup, dan komisi.  

Meskipun bergerak dengan kecepatan yang lebih cepat dari sebelumnya, vaksinasi baru-baru ini diberikan secara lebih luas dan para perencana tetap berhati-hati dalam menjadwalkan ulang pertemuan dalam jangka pendek.

Banyak yang merasa nyaman dalam Program Akselerator Rapat Benchmark yang diluncurkan pada awal pandemi, yang menawarkan biaya gesekan atau pembatalan nol dan tidak ada risiko dalam pemesanan ulang hingga 31 Maret tahun ini.

Perencana sangat menyadari apa yang telah dialami industri ini, dan sangat ingin menjadi mitra – terutama untuk hotel-hotel yang ramah dengan kebijakan pembatalan dan tetap berhubungan aktif.

Tren Bonus – Pentingnya Suatu Tujuan

Pengalaman destinasi dan pemrograman destinasi menjadi prioritas utama tahun ini, terutama destinasi drive-in yang menawarkan aksesibilitas transportasi yang signifikan. 

Faktanya, pengalaman destinasi mungkin tidak pernah lebih penting dari ini!  Penyelaman mendalam ke dalam fasilitas budaya lokal suatu tujuan diminta oleh perencana, karena sebagian besar destinasi menawarkan ruang terbuka lebar yang diinginkan untuk aktivitas / pengalaman waktu istirahat yang menjaga jarak, damai, santai, dan aman yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan kelompok.

Resor dengan program kesehatan menawarkan kelompok pertemuan: Experientialism, Wellness & Self-Care, Healing dan Immersions in Nature, termasuk aktivitas penjual pakaian resor.  Dan, seperti ruang rapat luar ruangan, Anda tidak bisa mengalahkan pemandangannya!

Tren Bonus – Semangat Melalui Ikatan Tim!

Kemungkinan besar tidak pernah ada kebutuhan yang lebih besar dari pada tahun 2021 untuk program pembangunan tim.  Setelah berbulan-bulan bekerja di luar rumah dan terhubung dengan kolega dan klien secara virtual, ada kerinduan untuk berkumpul, terhubung kembali, membangun kembali tim, dan menghidupkan kembali semangat tim.  

Itu adalah kebutuhan dasar manusia.  Kebutuhan untuk melakukannya di luar, mengingat waktu, sangat ideal untuk membangun tim dan program-program ini diminta secara aktif. 

Aktivitas Orvis Fly Fishing, Land Rover Driving School, falconry, hiking, golf, Lost Shaker of Salt scavenger hunts, kursus campuran margarita, regattas perahu kardus Continental Drifter, Flip-flop & Tie-dye Kind of a Day, bowling kelapa, melempar kapak.

Pokoknya  apa pun yang akan menawarkan tim kesempatan untuk bersantai, terhubung kembali, berbagi dan mempelajari pengalaman pembaruan, mendapatkan keberanian, dan mungkin melawan  arus.