Perusahaan-perusahaan di dunia dengan cepat menyesuaikan program pertemuan dan acara mereka dengan persyaratan tahun yang penuh ketidakpastian untuk mempertahankan kontak dengan pelanggan, pelanggan potensial, dan karyawan.

CHESHIRE,UK, bisniswisata.co.id:  Perusahaan-perusahaan di dunia dengan cepat menyesuaikan program pertemuan dan acara mereka dengan persyaratan tahun yang penuh ketidakpastian untuk mempertahankan kontak dengan pelanggan, pelanggan potensial, dan karyawan.

Hal ini ditunjukkan oleh ramalan Global Meetings & Events 2021 yang dilakukan oleh American Express Meetings & Events, sebuah divisi dari American Express Global Business Travel yang dilansir dari tourism-review.com

Konsep dan Teknologi Kebersihan

Meskipun kurva pembelajarannya curam, perencana konferensi untuk pertemuan tatap muka dengan cepat mengadopsi konsep kebersihan dan keamanan yang komprehensif dan memanfaatkan lebih banyak teknologi yang ada untuk format virtual, hybrid, dan fisik.

Platform konferensi online menunjuk- kan kelebihan dan keterbatasannya, dengan perencana mencari ide dan strategi baru untuk memerangi kebosanan rapat virtual.

Namun, semuanya ada harganya.  Para peserta survei menyatakan bahwa 35% dari acara virtual dan hybrid memerlukan dukungan profesional dari agen layanan lengkap.  

Karena volume perjalanan mungkin akan berkembang secara berbeda dari satu wilayah ke wilayah lainnya pada tahun 2021, pertemuan hibrida akan memainkan peran sebagai pelopor untuk pertemuan fisik.

Apa tantangan lain yang umum terkait dengan pertemuan virtual?  40% responden menyatakan bahwa kurangnya pengalaman adalah faktor yang diperhitungkan, sementara 32% menyebutkan masalah teknis dan 18% menyebutkan kurangnya keterlibatan.

 “Nilai yang terus diberikan oleh perusahaan global pada pertemuan dan acara terbukti dalam kecepatan transisi mereka dari format fisik ke format virtual,” kata Gerardo Tejado, wakil presiden senior dan manajer umum American Express Meetings & Events.

 “Pesan ramalan Global Meetings and Events 2021 jelas: harus ada pertemuan.  Ada minat yang besar untuk mengadakan pertemuan fisik lagi segera setelah itu dapat dilakukan dengan aman.  Pertemuan hybrid akan menjadi katalis,” tambahnya.

Apa yang Diharapkan pada tahun 2021

Pada tahun 2021, para perencana harus menyeimbangkan permintaan terpendam untuk acara fisik dengan pemotongan dan pergeseran anggaran.  Karena tarif penerbangan dan hotel masih agak mengalir, masih ada reservasi tentang pemesanan awal.

Masalah lain terutama berkaitan dengan keselamatan dan keamanan.  68% responden menyatakan bahwa kepercayaan pada komponen kesehatan dan keselamatan peserta penting bagi mereka dalam hal mengadakan acara fisik.  59% menyebutkan pentingnya ketentuan pembatalan dan pengurangan yang fleksibel.

Terkait pemilihan lokasi, 77% tekankan pentingnya mengakomodir kebutuhan social distancing.  52% responden mencatat bahwa protokol disinfeksi adalah faktor kunci bagi mereka.

Untuk mengatasi ketidakpastian ini, penyedia layanan saat ini beralih ke aturan pembatalan dan pemesanan ulang yang lebih lunak, seringkali tanpa biaya. 

Secara global, perencana rapat mengharapkan rapat kecil dan sederhana di lokasi lokal atau regional di seluruh dunia akan kembali 21% lebih cepat daripada jenis konferensi lainnya, diikuti oleh rapat internal sebesar 18%.

Tren Regional

Tren regional apa yang ditemukan oleh Global Meetings & Events 2021?  Mari kita lihat benua satu per satu untuk mengungkap tren dan harapan spesifik mereka untuk tahun depan.

 Eropa

 Mereka yang disurvei untuk ramalan memperkirakan bahwa peristiwa fisik akan mencapai sekitar setengah dari semua peristiwa mereka tahun depan.  Akan ada peningkatan hibrida dan penurunan acara virtual murni pada tahun 2021, sambil merencanakan kembalinya pertemuan fisik.

 77% responden menyatakan bahwa perusahaan mereka mengadopsi kebijakan untuk menyelenggarakan rapat.  Ini merupakan jumlah tertinggi dari semua wilayah yang disurvei.  5 tujuan pertemuan teratas adalah Madrid, Paris, Barcelona, ​​London, dan Berlin.

Terlepas dari keterbatasan dan ketidakpastian yang diprediksi, sebagian besar responden menyatakan optimisme ringan tentang kesehatan industri pertemuan dan acara pada tahun 2021. 

Pada skala 1 hingga 10, 12% sangat optimis (8 hingga 10), 72% melihat diri mereka berada di tengah  (4 sampai 7) dan hanya 15% yang sangat pesimis (1 sampai 3).

Amerika Utara

Responden Amerika Utara memperkirakan bahwa hampir seperempat (23,6%) acara mereka pada tahun 2021 akan memiliki komponen virtual dan akan menjadi acara lokal yang lebih kecil dengan kurang dari 25 peserta yang tidak memerlukan perjalanan udara atau kamar hotel. 

Mereka memperkirakan bahwa 45% dari pertemuan virtual/hybrid akan dilakukan melalui konferensi web dan 27% akan menggunakan aplikasi seluler.

Jenis konferensi terkemuka di Amerika Utara pada tahun 2021 diharapkan berupa pertemuan kecil dan sederhana (AS) dan pertemuan tim internal (Kanada).  

Secara regional, responden mengantisipasi penurunan untuk sebagian besar jenis konferensi.  Namun, 36% memperkirakan jumlah rapat dewan eksekutif dan dewan pengawas akan tetap stabil.

Berkenaan dengan 5 tujuan pertemuan teratas, semuanya berlokasi di Amerika Serikat: Orlando, Las Vegas, New York City, Washington dan Dallas.

Amerika Tengah dan Selatan

Responden di Amerika Tengah dan Selatan sangat optimis.  Faktanya, mereka lebih optimis daripada wilayah lain tentang kesehatan industri pertemuan dan acara pada tahun 2021.

 76% perencana mengatakan peluang karir sebagai profesional di industri ini “sangat baik”.  Sejauh anggaran keseluruhan yang bersangkutan, 41% dari mereka yang disurvei harapkan perusahaan mereka menghabiskan lebih banyak untuk rapat dan acara pada tahun 2021. Ini adalah nilai tertinggi dari semua wilayah yang diperiksa.

Lima tujuan pertemuan teratas adalah Mexico City, Buenos Aires, Merida, Sao Paulo dan Bogota, sehingga menunjukkan representasi geografis dari empat negara.

 Asia Pacific

Suasana positif dapat dirasakan di kawasan Asia Pasifik selama sisa tahun 2020. 16% dari mereka yang disurvei menyatakan bahwa mereka akan mengadakan konferensi fisik lagi, sementara hampir setengahnya (47%) mengharapkan setidaknya beberapa pertemuan dan acara pribadi di final.

Responden dari Asia Pasifik juga percaya diri dalam hal penggunaan teknologi, karena 64% dari mereka mengaku sangat optimis dengan kemampuan mereka untuk menggunakan teknologi selama pertemuan di tahun 2021.

Responden di China dan Hong Kong mengharapkan peningkatan secara menyeluruh untuk setiap jenis pertemuan atau acara. 

Empat dari sepuluh perencana di kawasan Asia Pasifik (43%) mengharapkan lebih banyak rapat dewan penasihat pelanggan/pelanggan pada tahun 2021, sementara 49% mengharapkan lebih banyak rapat tim internal.

Perkiraan Global Meetings & Events 2021 yang dilakukan oleh American Express Meetings & Events didasarkan pada survei terhadap lebih dari 560 pakar di industri pertemuan dan acara dari 37 negara yang berlangsung pada bulan Agustus dan September tahun ini.