CHESHIRE, UK,bisniswisata.co.id: Saat dunia berperang melawan pandemi COVID-19, acara-acara besar di seluruh dunia diselenggarakan secara online. Lihat dan cari tahu cara merencanakan acara virtual besar mauoun kecil dan membuatnya sukses. 

Setiap acara menuntut perencanaan dan pengorganisasian, tetapi juga eksekusi yang dipikirkan dengan matang dan menarik. Tourism Review menyiapkan 5 tips berguna untuk menyelenggarakan acara virtual yang sukses.

Perencanaan Virtual

Jika merencanakan sebuah acara tanpa pandemi yang sedang berlangsung sudah sulit, melakukannya secara online ternyata proses ini menjadi lebih rumit karena keberhasilannya akan ditentukan oleh seberapa berbeda, orisinal, dan inovatifnya acara tersebut. 

Untuk menyelenggarakan acara virtual yang sukses, metodologi dan perencanaan harus memiliki pendekatan berorientasi detail dan distribusi tugas yang memadai yang akan dilakukan oleh tim di belakangnya. Setiap orang di tim harus diberi tahu tentang tema acara, tujuan, dan apa yang perlu dicapai untuk mencapai tujuan tersebut.

Perencanaan Logistik

Saat ini ada beberapa platform dan situs yang digunakan untuk mengadakan rapat dan acara online kecil, seperti Skype, Meet, Microsoft Teams, dan lain-lain. 

Untuk acara yang lebih besar, Zoom dan Pathable dapat digunakan,yang memungkinkan orang bergabung dengan acara dengan menginstal perangkat lunak atau melalui desktop atau perangkat pintar.

Hal ini memungkinkan mereka untuk menghadiri acara tersebut secara bersamaan. Saat merencanakan logistik untuk acara virtual, kita harus mengumpulkan, menganalisis, dan menguji platform yang ada untuk menemukan yang paling memadai.

Perencanaan logistik harus mempertimbangkan desain yang akan dimiliki acara tersebut. Rancangan metodologis acara akan tergantung pada konten dan kegiatan yang ingin kita lakukan. 

Untuk ini, seseorang harus mengidentifikasi topik yang ingin dilibatkan oleh audiens, berapa lama partisipasi pembicara akan berlangsung, waktu untuk pertanyaan, video, musik, dan lain-lain.

Penting juga untuk menyoroti apakah peserta dapat bekerja bersama atau secara individu, sehingga seseorang dapat mempertimbangkan sumber daya teknologi yang akan dibutuhkan, tingkat pengetahuan peserta, dan minat mengenai jenis bidang yang ingin mereka pelajari, praktikkan, tingkatkan dan mengetahui.

Terakhir, saat merencanakan logistik, ingatlah bahwa seluruh proses terkait dengan anggaran acara.

Kenali Target Audiens

Mengetahui dengan baik audiens target sangat penting untuk menetapkan bagaimana acara tersebut harus diiklankan. Artinya adalah seperti apa pesan yang akan kita kirimkan, format, jenis platform, media yang akan digunakan (video, audio, gambar, dll.).

Ada dua jenis audiens target: internal dan eksternal. Jika acara virtual direncanakan untuk audiens internal, pesan dapat dikomunikasikan, misalnya, menggunakan platform perpesanan perusahaan sendiri (email organisasi, platform internal).

Jika acara tersebut untuk audiens eksternal, platform seperti WhatsApp, Facebook, YouTube atau Instagram adalah cara yang tepat, dan jika anggaran memungkinkan, kami bahkan dapat merancang aplikasi kami sendiri untuk mengiklankan dan menyelenggarakan acara tersebut.

Menyelenggarakan Acara Virtual

Disarankan untuk memiliki daftar aktivitas acara yang berbeda, apa aturannya agar acara virtual berhasil. Misalnya, jika acara memiliki pembicara utama, penting untuk menyoroti apa yang harus dilakukan audiens jika mereka memiliki pertanyaan, jargon yang digunakan, urutan pertanyaan dan bagaimana mereka akan bertanya.

Ini juga perlu memperhatikan cara orang akan mengakses acara: jenis kata sandi, pesan online, WhatsApp, kode QR, Kahoot, dan lain-lain. Pada titik ini, kami juga harus menganalisis rencana darurat sehingga tidak ada gangguan atau pemotongan, dan, jika ada, memberikan tautan lain sehingga pengalaman tidak terpengaruh.

Mengevaluasi Acara Virtual

Untuk evaluasi acara yang benar, yaitu untuk mengetahui apakah tujuan yang ditetapkan telah terpenuhi, perlu ada pembaruan daftar semua peserta. Daftar ini akan membantu kami mengumpulkan data tentang pengalaman peserta serta aspek acara yang perlu ditingkatkan, dikoreksi, atau dihapus sama sekali.

Memiliki daftar dengan nama dan email akan membantu Anda menyambut, bertemu, dan berterima kasih kepada setiap peserta. Mendapatkan loyalitas peserta sangat penting jika Anda ingin berkomitmen pada perencanaan acara virtual