BARCELONA, bisniswisata.co.id; Manajemen perjalanan sedang mengalami perubahan besar—dari manajemen mikro menuju kepercayaan, transparansi, dan kesederhanaan.
Dilansir dari travelperk.com, faktanya adalah bahwa “kontrol” dan “kepatuhan” telah mendominasi percakapan seputar manajemen perjalanan perusahaan selama beberapa waktu. Dan itu tidak mengherankan.
Perjalanan bisnis adalah pengeluaran terbesar ke-2 setelah gaji karyawan, dan ketika dikelola secara efektif, perusahaan memperoleh pendapatan tambahan sebesar $12,50 atau lebih untuk setiap dolar yang diinvestasikan dalam perjalanan bisnis. Ini adalah kebutuhan bisnis yang diketahui yang memang disertai dengan biaya tinggi.
Saat ini, pelancong bisnis menuntut pemesanan mandiri yang mudah dan pilihan perjalanan yang lebih banyak. Pada saat yang sama, perusahaan ingin mengurangi biaya dan meningkatkan ROI perjalanan perusahaan.
Memiliki program perjalanan yang dikelola atau bekerja dengan perangkat lunak manajemen perjalanan modern dapat membantu Anda mencapainya.
Panduan kami untuk manajemen perjalanan akan membantu Anda mencapai semua tujuan ini dan banyak lagi.
Apa itu manajemen perjalanan perusahaan?
Manajemen perjalanan melibatkan banyak proses. Manajemen perjalanan mencakup pengendalian, pelacakan, dan pelaporan biaya perjalanan perusahaan.
Tetapi juga mencakup segala hal mulai dari perencanaan perjalanan yang terperinci hingga memastikan bahwa semua proses pemesanan mematuhi kebijakan perjalanan perusahaan.
Perjalanan bisnis dapat dikelola oleh agen perjalanan perusahaan eksternal, manajer perjalanan internal, atau oleh profesional admin, seperti yang bertanggung jawab atas manajemen kantor.
Terlepas dari peran yang bertanggung jawab dalam mengelola perjalanan, sebagian besar bisnis juga mengandalkan platform perjalanan perusahaan untuk melacak biaya perjalanan bisnis, di antara fitur-fitur utama lainnya.
Apa yang dilakukan manajer perjalanan perusahaan?
Manajer perjalanan perusahaan biasanya adalah karyawan internal yang mengelola program perjalanan dan semua perjalanan bisnis untuk seluruh organisasi (sumber daya eksternal yang tidak termasuk dalam staf disebut agen perjalanan perusahaan).
Mereka menetapkan kebijakan perjalanan perusahaan, menangani tugas perawatan dan manajemen risiko, dan membantu perusahaan menavigasi perjalanan bisnis global dengan cara yang efisien dan efektif.
Bergantung pada ukuran organisasi, mungkin ada tim manajer perjalanan perusahaan, atau mungkin ada seseorang dari departemen SDM atau Operasional.
Tugas utama mereka meliputi:
*Memesankan perjalanan untuk pelancong (tidak hanya eksekutif tingkat atas, tetapi karyawan dalam peran apa pun)
*Membantu masing-masing departemen melacak pengeluaran perjalanan mereka sehingga mereka dapat tetap berada di bawah anggaran.
*Memberikan dukungan perjalanan kepada pelancong sebelum, selama, atau setelah perjalanan mereka.
*Memilih dan mengelola vendor perjalanan atau alat perjalanan yang digunakan.
*Berusaha menegosiasikan tarif perusahaan untuk hotel yang sering digunakan perusahaan.
Memesankan perjalanan kelompok.
*Mengatur transportasi darat seperti mobil sewaan atau kereta api
*Menganalisis pengeluaran perjalanan perusahaan, atau menyampaikan laporan pengeluaran perjalanan kepada CFO untuk dianalisis.
Apa yang dilakukan oleh travel buyer?
Travel buyer bertanggung jawab untuk membeli atau melakukan outsourcing pembelian perjalanan perusahaan.
Ini berarti bermitra dengan vendor, menegosiasikan tarif, dan/atau memilih perusahaan manajemen perjalanan perusahaan dan mengawasi atau meninjau pekerjaan mereka.
Travel buyer biasanya membuat keputusan yang berdampak pada seluruh perusahaan, bukan hanya departemen tertentu.
Pemangku kepentingan dalam proses manajemen perjalanan
Memperbarui proses dan sistem manajemen perjalanan Anda benar-benar merupakan upaya tim. Bergantung pada ukuran perusahaan Anda, ini mungkin memerlukan kolaborasi dengan:
*Manajer perjalanan perusahaan internal
*Manajer kantor atau tim kantor
*Kepala operasi/COO
*CFO dan manajer keuangan
*CEO
*Panel karyawan yang sering bepergian
*Agen perjalanan perusahaan atau perusahaan saat ini
Beberapa kolega akan sangat terlibat dalam proses (seperti keuangan dan operasi) sedangkan yang lain akan memberikan umpan balik dan persetujuan (seperti pelancong yang sering bepergian).
Solusi apa yang digunakan perusahaan untuk memesan perjalanan bisnis mereka?
Jadi, bagaimana perusahaan memesan perjalanan bisnis mereka? Mari kita lihat beberapa solusi yang paling banyak digunakan.
Situs pemesanan konsumen
Situs ini tidak dirancang untuk perjalanan korporat, tetapi banyak bisnis memesan langsung di situs web akomodasi/maskapai penerbangan, atau menggunakan agregator seperti Expedia atau Kayak.
Agen perjalanan tradisional
Seperti situs pemesanan konsumen, agen-agen ini secara tradisional digunakan untuk perjalanan liburan. Sebagian besar agen ini akan menawarkan alat pemesanan daring, tetapi jika tidak, pelanggan perlu meminta perjalanan mereka melalui telepon atau email.
Perangkat lunak manajemen perjalanan
Perangkat lunak manajemen perjalanan perusahaan adalah masa depan perjalanan bisnis, dan semakin banyak perusahaan menggunakannya untuk perjalanan mereka.
Ini adalah pilihan terbaik bagi semua pemangku kepentingan yang terlibat, yang akan kita bahas di bagian berikutnya.
Namun, tidak semua perangkat lunak yang digunakan untuk mengatur perjalanan perusahaan dibuat sama. Anda perlu menemukan perangkat lunak yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Sesuai dengan tumpukan teknologi Anda, dan secara umum mencapai tujuannya untuk membuat hidup Anda lebih mudah dan perjalanan Anda lebih lancar.
Pelancong korporat mencari tujuan, fasilitas, dan pertumbuhan pribadi
Pelancong bisnis memesan perjalanan yang lebih lama dan lebih ‘bertujuan’ untuk memanfaatkan pengalaman sebaik-baiknya. (Advantage Travel Partnership)
Pelancong bisnis paling bersemangat dengan fasilitas berikut:
*Bar hotel (51%)
*Fasilitas kebugaran di lokasi (51%)
*Kolam renang dalam/luar ruangan (48%)
*Fasilitas relaksasi di lokasi (46%)
Ketika ditanya apa yang paling membuat mereka bersemangat tentang perjalanan bisnis, karyawan menyoroti (Booking.com):
*Pilihan bersantap dengan biaya penuh (52%)
*Akomodasi mewah (47%)
*Tunjangan harian (34%)
*Manfaat premium (33%)
Saat bepergian ke luar negeri, pelancong melaporkan dampak yang kuat pada (Booking.com):
*Pengembangan pribadi (90%)
*Kesadaran diri (87%)
*Kesehatan mental (77%)
*Kesehatan fisik (74%)
*Keluarga/hubungan (64%)
Jendela perencanaan perjalanan Anda akan lebih pendek. Anda akan mencari tiket dan akomodasi mendekati tanggal keberangkatan Anda daripada sebelumnya.
Data dari platform kami sendiri mengungkapkan bahwa pencarian untuk perjalanan yang akan dilakukan dalam waktu kurang dari 6 hari kini hampir sama dengan pencarian untuk perjalanan yang akan dilakukan dalam waktu antara 7 dan 30 hari.
Sebelum pandemi virus corona, sebagian besar perjalanan dicari dan direncanakan 7 hingga 30 hari sebelumnya (TravelPerk)